La contabilità può essere un lavoro faticoso, ma non deve essere necessariamente opprimente. Utilizzate questo articolo per mantenere la rotta e avere più tempo per concentrarvi sui vostri clienti.

E se avete bisogno di una mano, il team di Ascend Bookkeeping è qui per aiutarvi, anche se non utilizzate i nostri servizi di contabilità! Basta chiamare la nostra linea di assistenza (877-875-8663) e selezionare la nostra linea di contabilità o inviarci un'e-mail a bookkeeping@ascendrms.com.

Siete interessati a scoprire i servizi completi di contabilità di Ascend? Scoprite di più oggi stesso!

Attività quotidiane

Attività di ascensione

Esaminare il rapporto Riepilogo attività per la data corrente.

Dal desktop di Ascend , fare clic sul riquadro Reports. Il riepilogo delle attività (nella sezione Fine giornata ) è selezionato per impostazione predefinita. È possibile modificare le date incluse in alto a sinistra. Selezionare quindi Aggiorna per eseguire nuovamente il report.

Tenere sotto controllo:

• Margine valori che non sembrano corretti
• Saldo valore diverso da zero ($0,00)
• Discrepanze nella riconciliazione di cassa valori (calcolati rispetto a quelli effettivi)
• Errori visualizzati nell'ultima pagina del rapporto.

Molti errori di transazione possono essere facilmente risolti il giorno stesso in cui si verificano. Se necessario, contattare il team Ascend per assistenza.

Vedere Impostare la consegna automatica dei report per sapere come farsi inviare ogni giorno direttamente questo report e altri menzionati in questo articolo.

Esaminare il rapporto Prodotti venduti senza categoria.

Dal desktop di Ascend , fare clic sul riquadro Reports. Fare doppio clic sul report Products Sold with No Category (nella sezione In-Store Products ) per eseguirlo.

Per questo report non è possibile selezionare alcun intervallo di date. Tuttavia, una volta che un prodotto viene assegnato a una categoria, non viene più visualizzato nel report. La categorizzazione è retroattiva e si applica a tutte le vendite precedenti del prodotto.

• Ordinare o filtrare i risultati in base alla colonna Data di conclusione per garantire la categorizzazione di tutti i prodotti delle vendite completate (chiuse).
• Fare doppio clic su un articolo in vendita nei risultati per aprire l'Editor prodotti e assegnare una categoria.

Eseguire la procedura guidata di fine giornata.

Dal desktop di Ascend , fare clic sulla piastrella Fine del giorno. Selezionare le Attività che si desidera eseguire, quindi fare clic sul pulsante OK.

Assicurarsi di esportare il riepilogo del libro mastro per QuickBooks® e di eseguire il backup del sistema su un disco esterno.

Attività di QuickBooks

Importare il riepilogo della contabilità generale da Ascend.

Vedere Spostare i file da Ascend a Quickbooks per sapere come utilizzare questa procedura.

Per determinare se un'importazione è stata completata o meno per una data: In QuickBooks® , selezionare il menu Edit > Find (tastiera Ctrl + F), scegliere Simple > Journal, e inserire un intervallo di date (in genere dal primo del mese al giorno corrente).

Riconciliare i conti bancari e delle carte di credito

Selezionare il menu Banking > Reconcile.

Riconciliare con il saldo bancario di ieri.

• Al termine, fare clic su Lasciare.
• Cliccare su Riconcilia ora solo quando si riconcilia con l'estratto conto bancario.

Aggiornare il foglio di calcolo del flusso di cassa (se si gestisce la liquidità in questo modo).

Assicuratevi di aggiornare prima i debiti in QuickBooks®!

Importare le fatture Trek da TermSync.

Se non si utilizza questo servizio, contattare Trek Financial Services.

Inserire le fatture della contabilità fornitori per tutti gli altri fornitori.

Vedere pagina 7 nella Guida all'integrazione di Ascend to QuickBooks®.

Abbinare gli ordini di acquisto Ascend alle fatture dei fornitori.

Dal desktop di Ascend , fare clic sul riquadro Reports. Fare doppio clic sul report Ordini ricevuti per sessione (nella sezione Inventario ) per eseguirlo.

Vedere Utilizzo del report Ordini ricevuti per sessione per imparare a utilizzare questo report.

Nota: Si può scegliere di utilizzare uno dei seguenti metodi possibili:

1. Rimanenze prepagate
2. Liquidazione dell'inventario/riconciliazione PO

Eseguire il backup dei dati di QuickBooks®.

Selezionare il menu File > Crea backup.

Compiti settimanali

Attività di ascensione

Esaminare il rapporto sull'inventario negativo.

Dal desktop di Ascend , fare clic sul riquadro Reports. Fare doppio clic sul rapporto Inventario negativo (nella sezione Inventario ) per eseguirlo.

Correggere le quantità negative per i prodotti non associati a un ordine speciale.

Per questo report non è possibile selezionare alcun intervallo di date. Tuttavia, una volta che la quantità disponibile di un prodotto è zero o positiva, non viene più visualizzata nel report.

Esaminare il rapporto sull'Inventario nascosto.

Dal desktop di Ascend , fare clic sul riquadro Reports. Fare doppio clic sul rapporto Hidden Inventory (nella sezione Inventory ) per eseguirlo.

Creare le rettifiche di inventario per i prodotti non disponibili e/o ripristinare i prodotti che dovrebbero essere attivi.
Nota: Prima di ripristinare un prodotto nascosto, accertarsi che non sia un duplicato di un altro prodotto attivo.

Per questo report non è possibile selezionare alcun intervallo di date. Tuttavia, una volta che un prodotto viene ripristinato nel database o la quantità è pari a zero, non viene più visualizzato nel report.

Eseguire i report Prodotti con costo superiore a MSRP e Prodotti con costo uguale a MSRP.

Dal desktop di Ascend , fare clic sul riquadro Reports. Fare doppio clic sul rapporto appropriato (nella sezione In-Store Products ) per eseguirlo.

Per questi report non è possibile selezionare alcun intervallo di date. Tuttavia, una volta che il costo del prodotto è superiore al suo MSRP, non viene più visualizzato nel report.

Molti errori possono essere causati da una configurazione errata della quantità di casi. Per sapere come configurare questi articoli, vedere Vendita di prodotti sfusi (quantità in scatola). Se il prodotto è stato ricevuto con un costo errato, vedere Ricalcolare il costo medio di un prodotto per imparare a correggere il costo.

Vedere Impostare la consegna automatica dei rapporti per sapere come farsi inviare questi rapporti direttamente da voi (o da altri) ogni settimana.

Eseguire la query Prodotti non inventariati con costo.

Assicurarsi che entrambi i campi Costo stimato e Costo medio del prodotto siano pari a 0,00 dollari. Se il costo medio deve essere corretto, consultare l'articolo Ricalcolo del costo medio di un prodotto.

Vedere Eseguire una query personalizzata per sapere come eseguire questa query.

Eseguire l'utilità Category Mapper.

Dal desktop di Ascend , selezionare Tools > Category Mapper.

Vedere Utilizzare il mappatore di categorie per imparare a usare questa funzione.

Esaminare gli ordini di lavoro, i ritardi e gli ordini speciali in sospeso.

Dal desktop Ascend , selezionare il menu View > Work Orders, Layaways, o Special Order Items.

Rivedere il programma del conteggio dei cicli.

Per saperne di più, vedere Preparazione al conteggio dei cicli .

Compiti mensili

Attività di ascensione

Salvare il rapporto Riepilogo inventario per categoria.

Dal desktop di Ascend , fare clic sul riquadro Reports. Fare doppio clic sul rapporto Inventory by Category Summary (nella sezione Inventory ) per eseguirlo.

Eseguire questo rapporto dopo la chiusura dell'attività dell'ultimo giorno del mese. Assicuratevi di archiviare questo rapporto per riferimenti futuri. Ascend non tiene traccia dei valori storici dell'inventario.

Riconciliare il valore Gross Inventory di questo rapporto con il conto inventory asset di QuickBooks® .

Vedere Impostare la consegna automatica dei report per sapere come farsi inviare questo report direttamente da voi (o da altri) ogni mese.

Salvare i rapporti Dettagli responsabilità del cliente e Riepilogo responsabilità del cliente.

Dal desktop di Ascend , fare clic sul riquadro Reports. Fare doppio clic sul rapporto appropriato (nella sezione Customers ) per eseguirlo.

Eseguire questi rapporti dopo la chiusura dell'attività dell'ultimo giorno del mese. Assicuratevi di archiviare questi rapporti per riferimenti futuri. Ascend non tiene traccia dei valori storici delle passività.

Riconciliare i valori del report Riepilogo passività clienti con i conti delle passività clienti in QuickBooks®.

Vedere Impostare la consegna automatica dei rapporti per sapere come farsi inviare questi rapporti direttamente da voi (o da altri) ogni mese.

Salvare il rapporto di riepilogo delle attività del mese precedente.

Dal desktop di Ascend , fare clic sul riquadro Reports. Il riepilogo delle attività (nella sezione Fine giornata ) è selezionato per impostazione predefinita. È possibile modificare le date incluse in alto a sinistra. Selezionare quindi Aggiorna per eseguire nuovamente il report.

Tenere sotto controllo:

• Margine valori che non sembrano corretti
• Saldo valore diverso da zero ($0,00)
• Discrepanze nella riconciliazione di cassa valori (calcolati rispetto a quelli effettivi)
• Errori visualizzati nell'ultima pagina del rapporto.

Vedere Impostare la consegna automatica dei report per sapere come farsi inviare questo report direttamente da voi (o da altri) ogni mese.

Stampare gli estratti conto dei clienti.

Da Ascend Desktop, selezionare il menu Strumenti x4_"Acquisto su conto > Dichiarazioni.

Vedere Inviare fatture per acquisti su conto (crediti) per sapere come inviare gli estratti conto.

Esaminare gli ordini aperti dei fornitori.

Dal desktop di Ascend , fare clic sul riquadro Ricezione.

Eseguire il report Aged Inventory per l'inizio dell'anno precedente (ad esempio, il 1° gennaio 2017).

Dal desktop di Ascend , fare clic sul riquadro Reports. Fare doppio clic sul report Aged Inventory (nella sezione Inventory ) per eseguirlo.

Inserite in Ascend Analytics i risultati finanziari del mese precedente.

Utilizzare QuickBooks® Conto economico per aggiornare questi valori.

Attività di QuickBooks

Confrontare i valori di Ascend e QuickBooks® per individuare eventuali discrepanze.

Tenere sotto controllo le vendite non associate a una categoria, le discrepanze significative e/o i valori significativi di rettifica dell'inventario.

• Eseguire il rapporto sui profitti & perdite per il mese precedente
  Selezionare il menu Rapporti > Società & Finanziario > Profitti & Perdite.
  Prestate molta attenzione ai seguenti elementi:
  a. Sospensione/Chiedere le voci al contabile (ad esempio Pagamenti)
  b. Rettifiche di inventario con un Tipo di Vendita/Uso espositivo, Uso negozio, o Altro.
  c. Valori di Cash Over/Short
• Confrontate i valori delle vendite e del COGS per le categorie principali di primo livello con il rapporto di riepilogo delle attività di Ascend per il mese precedente.

Eseguire il rapporto sul bilancio.

Selezionare il menu Rapporti > Società & Finanziario > Bilancio standard.

• Confrontate i valori delle passività e dell'inventario lordo con i report Ascend Customer Liability Details e Inventory by Category Summary.
• Prestare particolare attenzione ai valori delle imposte sulle vendite e degli acquisti per conto terzi.
• Tenete d'occhio i valori del Bicycle Blue Book.

Riconciliare gli estratti conto della banca e della carta di credito.

Selezionare il menu Banking > Reconcile > Reconcile Now..

Salvare i rapporti Riepilogo riconciliazione e Dettaglio riconciliazione di ogni mese per riferimento futuro.

Compiti annuali

Attività di ascensione

Eseguire un conteggio dell'inventario fisico.

Assicurarsi di salvare il rapporto di riepilogo delle categorie di inventario subito dopo aver riconciliato il conteggio.

Salvare il rapporto di riepilogo delle attività per l'anno precedente.

Dal desktop di Ascend , fare clic sul riquadro Reports. Il riepilogo delle attività (nella sezione Fine giornata ) è selezionato per impostazione predefinita. È possibile modificare le date incluse in alto a sinistra. Selezionare quindi Aggiorna per eseguire nuovamente il report.

Tenere sotto controllo:

• Margine valori che non sembrano corretti
• Saldo valore diverso da zero ($0,00)
• Discrepanze nella riconciliazione di cassa valori (calcolati rispetto a quelli effettivi)
• Errori visualizzati nell'ultima pagina del rapporto.

Vedere Impostare la consegna automatica dei report per sapere come farsi inviare questo report direttamente da voi (o da altri) ogni anno.

Attività di QuickBooks

Eseguire il rapporto sui profitti & perdite per l'anno precedente.

Selezionare il menu Rapporti > Società & Finanziario > Profitti & Perdite.