Llevar la contabilidad puede ser una tarea pesada, pero no tiene por qué ser abrumadora. Utilice este artículo como ayuda para mantener el rumbo y disponer de más tiempo para centrarse en sus clientes.
Y si alguna vez necesita ayuda, el equipo de Ascend Bookkeeping está aquí para ayudarle, ¡incluso si no está utilizando nuestros servicios de contabilidad! Sólo tiene que llamar a nuestra línea de Soporte (877-875-8663) y seleccionar nuestra línea de Contabilidad o enviarnos un correo electrónico a bookkeeping@ascendrms.com.
¿Está interesado en explorar los servicios completos de contabilidad de Ascend? ¡Aprenda más hoy!
Tareas diarias
Ascender Tareas
Revisar el Resumen de Actividad de la fecha actual.
En el Escritorio Ascend , haga clic en el mosaico Reportes. El Resumen de actividad (en la sección Fin del día ) está seleccionado por defecto. Puede cambiar la(s) fecha(s) incluida(s) en la parte superior izquierda. A continuación, seleccione Actualizar para volver a ejecutar el informe.
Vigila de cerca:
- Utilidad: valores que parecen incorrectos
- Saldo valor que no es cero ($0.00)
- Discrepancias en el Detalle de cortes de caja valores (computados vs reales)
- Errores mostrados en la última página del informe.
Muchos errores de Transacción pueden corregirse fácilmente el mismo día en que se producen. En caso necesario, póngase en contacto con el equipo de Ascend para obtener ayuda.
Consulte Configurar informes para que se envíen automáticamente para saber cómo hacer que este informe y otros mencionados en este artículo se le envíen directamente a usted (o a otras personas) todos los días.
Revise el informe Productos vendidos sin categoría.
En el Escritorio Ascend , haga clic en el mosaico Reportes. Haga doble clic en el informe Products Sold with No Category (en la sección In-Store Products ) para ejecutarlo.
No se puede seleccionar ningún intervalo de fechas para este informe. Sin embargo, una vez que un producto se asigna a una categoría, ya no aparece en el informe. La categorización es retroactiva y se aplica a todas las ventas anteriores del producto.
- Ordene o filtre los resultados por la columna Fecha final para asegurarse de que se clasifican todos los productos de las ventas finalizadas (cerradas).
- Haga doble clic en un artículo en venta de los resultados para abrir el Editor de productos y asignarle una categoría,.
Ejecute el Asistente de fin de día.
Desde el Escritorio Ascend , haga clic en el mosaico Fin del día. Marque las Tareas que desee ejecutar y, a continuación, haga clic en el botón Ok.
Asegúrese de exportar el Resumen de libro mayor para QuickBooks® y haga una copia de seguridad de su sistema en una unidad externa.
Tareas de QuickBooks
Importe su Resumen de libro mayor desde Ascend.
Consulte Mover archivos de Ascend a Quickbookspara aprender a utilizar este proceso.
Para determinar si se ha completado o no una importación para una fecha: En QuickBooks®, seleccione el menú Editar > Buscar (teclado Ctrl + F), elija Diario simple > , e introduzca un intervalo de fechas (normalmente desde el primero del mes hasta el día actual).
Concilie sus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito
Seleccione el menú Banca > Conciliar.
Concilia a través del saldo bancario de ayer.
- Cuando haya terminado, haga clic en Salir de.
- Haga clic en Reconciliar ahora sólo cuando concilie con el extracto bancario.
Actualice su hoja de cálculo de tesorería (si gestiona la tesorería de esta forma).
Asegúrese de actualizar primero cualquier cuenta por pagar en QuickBooks®.
Importe sus facturas de Trek desde TermSync.
Si no utiliza este servicio, póngase en contacto con Trek Financial Services.
Introduzca las facturas de Cuentas a Pagar de Todos los Otros Proveedores.
Consulte página 7 en la Guía de integración de Ascend a QuickBooks®.
Haga coincidir los Órdenes de compra de Ascend con las facturas de los proveedores.
En el Escritorio Ascend , haga clic en el mosaico Reportes. Haga doble clic en el informe Órdenes de compra recibidas por sesión (en la sección Inventory ) para ejecutarlo.
Consulte Uso del informe Órdenes de compra recibidas por sesion para aprender a utilizar este informe.
Nota: Puede optar por utilizar uno de los siguientes métodos posibles:
- Inventario prepagado
- Compensación de inventario/Conciliación de OP
Haga una copia de seguridad de sus datos de QuickBooks®.
Seleccione el menú Archivo > Crear copia de seguridad.
Tareas semanales
Ascender Tareas
Revisar el informe de Inventario Negativo.
En el Escritorio Ascend , haga clic en el mosaico Reportes. Haga doble clic en el informe Inventario negativo (en la sección Inventario ) para ejecutarlo.
Corregir cantidades negativas para productos que no están asociados a un Órden de compra especial.
No se puede seleccionar ningún intervalo de fechas para este informe. Sin embargo, una vez que la cantidad disponible de un producto es cero o positiva, ya no se muestra en el informe.
Revisar el informe de Inventario Oculto.
En el Escritorio Ascend , haga clic en el mosaico Reportes. Haga doble clic en el informe Inventario Oculto (en la sección Inventario ) para ejecutarlo.
Cree ajustes de inventario para cualquier producto que no esté en stock, y/o restaure cualquier producto que debería estar activo.
Nota: Antes de restaurar un producto Oculto, asegúrese de que no es un duplicado de otro producto activo.
No se puede seleccionar ningún intervalo de fechas para este informe. Sin embargo, una vez que un producto se restaura en la base de datos o la cantidad es cero, ya no se muestra en el informe.
Ejecute los Reportes Productos con Costo Mayor a MSRP y Productos con Costo Igual a MSRP.
En el Escritorio Ascend , haga clic en el mosaico Reportes. Haga doble clic en el informe correspondiente (en la sección In-Store Products ) para ejecutarlo.
No se puede seleccionar ningún intervalo de fechas para estos Reportes. Sin embargo, una vez que el coste del producto es superior a su PVPR, deja de aparecer en el informe.
Muchos errores pueden deberse a una configuración incorrecta de la cantidad de casos. Consulte Vender productos que vienen a granel (cantidad de cajas) para aprender a configurar estos artículos. Si el producto se ha recibido con un coste incorrecto, consulte Recalcular el coste medio de un producto para saber cómo corregir el coste.
Consulte Configurar informes para entregar automáticamentepara saber cómo hacer que estos informes se le envíen directamente a usted (o a otras personas) cada semana.
Ejecute la consulta Productos no inventariables con coste.
Asegúrese de que los campos Coste estimado y Coste medio del producto son 0,00 $. Si debe corregirse el Coste medio, consulte el artículo Recalcular el coste medio de un producto.
Consulte Ejecutar una consulta personalizada para aprender a ejecutar esta consulta.
Ejecute la utilidad Mapeador de categorías.
En el Escritorio Ascend , seleccione Herramientas > Mapeador de categorías.
Consulte Use the Category Mapper para aprender a utilizar esta función.
Revisar Órdenes de servicio, Apartados Especiales y Órdenes de servicio pendientes.
Desde el Escritorio Ascend , seleccione el menú Ver > Órdenes de servicio, Pedidos Especiales, o Pedidos Especiales.
Revise su programa de Conteo de Ciclos.
Consulte Prepárese para el Conteo de Ciclospara obtener más información.
Tareas mensuales
Ascender Tareas
Guarde el informe Resumen de inventario por categorías.
En el Escritorio Ascend , haga clic en el mosaico Reportes. Haga doble clic en el informe Inventario por resumen de categorías (en la sección Inventario ) para ejecutarlo.
Ejecute este informe después del cierre del último día del mes. Asegúrese de archivar este informe para futuras consultas. Ascend no realiza un seguimiento de los valores históricos de inventario.
Concilie el valor de Inventario Bruto de este informe con su cuenta de activos de inventario en QuickBooks®.
Consulte Configurar informes para entregar automáticamente para saber cómo hacer que este informe se le envíe directamente a usted (o a otras personas) cada mes.
Guarde los Reportes de Detalle de Pasivo de Clientes y Resumen de Pasivo de Clientes.
En el Escritorio Ascend , haga clic en el mosaico Reportes. Haga doble clic en el informe correspondiente (en la sección Customers ) para ejecutarlo.
Ejecute estos Reportes después del cierre del último día del mes. Asegúrese de archivar estos Reportes para futuras referencias. Ascend no realiza un seguimiento histórico de los valores de pasivo.
Concilie los valores del informe Resumen de pasivos de clientes con sus cuentas pasivos de clientes en QuickBooks®.
Consulte Configurar informes para entregar automáticamente para saber cómo hacer que estos informes se le envíen directamente a usted (o a otras personas) cada mes.
Guarde el Resumen de actividad del mes anterior.
En el Escritorio Ascend , haga clic en el mosaico Reportes. El Resumen de actividad (en la sección Fin del día ) está seleccionado por defecto. Puede cambiar la(s) fecha(s) incluida(s) en la parte superior izquierda. A continuación, seleccione Actualizar para volver a ejecutar el informe.
Vigila de cerca:
- Utilidad: valores que parecen incorrectos.
- Saldo valor que no es cero ($0.00)
- Discrepancias en el Detalle de cortes de caja valores (computados vs reales)
- Errores mostrados en la última página del informe.
Consulte Configurar informes para entregar automáticamente para saber cómo hacer que este informe se le envíe directamente a usted (o a otras personas) cada mes.
Imprimir extractos de cuenta de clientes.
Desde el Escritorio Ascend x1_", seleccione el menú Herramientas x4_"Compras a cuenta Extractos.
Consulte Enviar facturas de compras a cuenta (cuentas por cobrar) para saber cómo enviar extractos de cuenta.
Revisar Órdenes de compra abiertas.
Desde el Escritorio Ascend , haga clic en el mosaico Recibir Órden de compra .
Ejecute el informe Inventario envejecido para el inicio del año anterior (por ejemplo, 1 de enero de 2017).
En el Escritorio Ascend , haga clic en el mosaico Reportes. Haga doble clic en el informe Aged Inventory (en la sección Inventory ) para ejecutarlo.
Introduzca sus resultados financieros del mes anterior en Ascend Analytics.
Utilice su QuickBooks® Cuenta de Pérdidas y Ganancias para actualizar estos valores.
Tareas de QuickBooks
Compare sus valores de Ascend y QuickBooks® en busca de discrepancias.
Vigile de cerca las ventas que no están asociadas a una categoría, las discrepancias significativas y/o los valores de ajuste de inventario significativos.
-
Ejecute su informe de Utilidades & Pérdidas del mes anterior.
Seleccione el menú Reportes > Empresa & Financieros > Utilidad & Pérdida.
Presta mucha atención a los siguientes puntos:
a. Suspensión/Pedir al Contable partidas (por ejemplo Pagos)
b. Ajustes de inventario con un Tipo de Ventas/Uso de exposición, Uso de tienda, o Otras.
c. Efectivo por encima/por debajo de los valores - Compare sus valores de Ventas y COGS para las categorías principales de nivel superior con el informe Resumen de actividad de Ascend del mes anterior.
Ejecute su informe de Balance.
Seleccione el menú Reportes > Company & Financial > Balance Standard.
- Compare sus valores de pasivo e inventario bruto con los Reportes Ascend Detalles de Pasivo de Clientes y Resumen de Inventario por Categoría.
- Preste especial atención a sus valores de Impuesto sobre Ventas y Compra a Cuenta.
- No pierdas de vista los valores del Libro Azul de la Bicicleta.
Concilie sus extractos bancarios y de tarjeta de crédito.
Seleccione el menú Banca > Reconciliar > Reconciliar ahora..
Guarde los Reportes de Resumen de Reconciliación de cada mes Resumen de Reconciliación y Detalle de Reconciliación para referencia futura.
Tareas anuales
Ascender Tareas
Contar el inventario.
Asegúrese de guardar el informe Resumen de Categorías de Inventario inmediatamente después de haber conciliado su Conteo.
Guarde el Resumen de actividades del año anterior.
En el Escritorio Ascend , haga clic en el mosaico Reportes. El Resumen de actividad (en la sección Fin del día ) está seleccionado por defecto. Puede cambiar la(s) fecha(s) incluida(s) en la parte superior izquierda. A continuación, seleccione Actualizar para volver a ejecutar el informe.
Vigila de cerca:
- Utilidad: valores que parecen incorrectos.
- Saldo valor que no es cero ($0.00)
- Discrepancias en el Detalle de cortes de caja valores (computados vs reales)
- Errores mostrados en la última página del informe.
Consulte Configurar informes para entregar automáticamentepara saber cómo hacer que este informe se le envíe directamente a usted (o a otras personas) cada año.
Tareas de QuickBooks
Ejecute su informe de Utilidad & Pérdidas del año anterior.
Seleccione el menú Reportes > Empresa & Financieros > Utilidad & Pérdida.