Où puis-je trouver l’intégration du leasing ?
Le bouton de leasing permettant de soumettre un devis dans Ascend à KBC se trouve dans Ascend HQ. Vous pouvez y accéder via https://hq.ascendrms.com ou via le bouton Ascend HQ dans Ascend (voir l’image ci-dessous).
Lorsque vous êtes connecté à Ascend HQ, vous verrez l’option « leasing » dans le menu situé à gauche, qui ouvre le menu de leasing :
Connexion à KBC via Ascend HQ
Avant de pouvoir soumettre une demande de leasing, les identifiants de connexion KBC/RentaSolutions doivent être saisis dans Ascend HQ. Ces identifiants vous sont envoyés par e-mail par RentaSolutions.
La saisie dans Ascend HQ se fait comme suit :
Dans Ascend HQ, allez dans « parameters » puis dans « references ». Cliquez ensuite sur le nom du magasin. Vous pourrez alors saisir votre numéro RS (numéro client RentaSolutions) ainsi que vos identifiants. Complétez le numéro RS avec 001, voir l’image ci-dessous. Une fois cela fait, cliquez sur « save ». Après cela, vous pouvez commencer à créer un leasing.
Créer un nouveau contrat de leasing
Commencez par créer un devis dans Ascend comme d’habitude. Assurez-vous que le nom du client ne contient pas de chiffres. Les produits du devis doivent comporter une description, la marque, le code UPC, la taille, le prix de revient, la couleur et l’année. Si l’un de ces champs n’est pas rempli, une erreur apparaîtra lors de l’enregistrement du leasing.
Chaque produit doit être saisi individuellement. Par exemple, si vous vendez deux pneus avec le vélo, ajoutez deux fois un pneu. Si vous ajoutez le pneu avec une quantité de 2, le système de KBC ne prendra le produit qu’une seule fois.
Voir l’image ci-dessous pour tous les champs qui doivent être remplis pour un produit dans le devis :
Pour enregistrer le contrat de leasing dans les étapes suivantes, vous aurez besoin du numéro de code‑barres du devis. Vous pouvez le trouver lorsque vous êtes dans le devis, dans la barre de menu en haut, sous « tools », avec l’option « copy sales barcode ». Vous pouvez également utiliser le raccourci Control+Alt+B dans le devis.
Une fois le devis complété dans Ascend, allez dans le menu d’Ascend HQ vers « Leasing » puis « Overview ». Vous verrez l’écran permettant d’enregistrer un nouveau contrat de leasing en cliquant sur le bouton « Start request ».
Après avoir cliqué sur « Start Request », une fenêtre pop‑up apparaît dans laquelle plusieurs éléments doivent être complétés, comme illustré ci‑dessous.
Dans A, saisissez le numéro de contrat KBC. Dans B, saisissez le numéro de code‑barres du devis (voir étape 2). Dans C, choisissez « KBC ». Une fois tout rempli, cliquez sur « continue ».
Après avoir cliqué sur « continue », vous accédez à l’écran suivant. Vérifiez les informations du client et ajoutez des informations supplémentaires concernant A. l’antivol et B. le type de vélo. Attention : le numéro Velopass ne doit pas encore être saisi ici, même pour un speed‑pedelec. Il sera demandé plus tard dans le processus.
En C apparaît le vélo figurant dans le devis. Vérifiez que toutes les informations concernant le vélo sont correctes.
Une fois tout vérifié, cliquez sur « submit request ».
Le statut de la demande de leasing passe maintenant à « Validation » et un bouton « Validate Data » apparaît en haut. Cliquez dessus. Vous serez redirigé vers le site de RentaSolutions. Là aussi, certaines informations supplémentaires doivent être fournies. Dans A, choisissez dans le menu déroulant le type de vélo. Dans B, indiquez s’il s’agit d’un cadre femme, homme ou unisexe. Dans C, indiquez la taille. Selon la dénomination de la taille, il peut être nécessaire de la renseigner uniquement à droite. Les champs entourés en violet en D sont facultatifs.
Indiquez également le forfait d’entretien souhaité et placez les accessoires dans la catégorie appropriée.
En bas de la page, vérifiez si la date d’expiration est correcte (jusqu’à quand le devis est valable). Vous pouvez la modifier si nécessaire. Si tout est correct, cochez la case en bas et cliquez sur « confirm ».
Le statut de la demande de leasing reste sur « Validation » jusqu’à ce que la demande soit contrôlée par KBC. Vous pouvez retrouver vos demandes de leasing dans Ascend HQ sous « Leasing » puis « Leasing requests ».
Dès que la demande est examinée et approuvée par KBC, le statut passe à « Order ». Vous pouvez alors poursuivre la demande ou l’annuler si le client a changé d’avis ou pour toute autre raison. Si vous annulez la commande, vous devez indiquer un motif.
Lorsque vous confirmez définitivement la commande en cliquant sur « continue », une fenêtre pop‑up vous demande la date de livraison prévue. Saisissez‑la puis cliquez sur « Place Order ». Le statut passe alors à « accepted », qui doit également être évalué par KBC. Une fois validé, le statut passe à « Delivery Preparation ». Dans Ascend, vous transformez également le devis en vente.
Selon le type de vélo (avec ou sans immatriculation) indiqué dans la demande, des informations supplémentaires seront demandées. Pour un vélo avec immatriculation, il s’agit des données d’enregistrement de la plaque, du numéro VIN du vélo et du numéro Velopass. Pour un vélo sans immatriculation, seul le numéro de cadre et le numéro Velopass sont requis.
Une fois les informations correctes saisies, cliquez sur « send information to KBC ». La demande sera alors de nouveau examinée par KBC.
Lorsque la demande est examinée et approuvée, le statut passe à « Ready for pickup ». Lorsque le vélo est prêt et que le client vient le récupérer en magasin, ouvrez la demande. Le système demandera alors les « rider information ». Saisissez la date et le lieu de naissance.
Après avoir saisi les informations du cycliste, cliquez sur « confirm delivery ». Cela finalise la demande de leasing. Vérifiez que le paiement arrive dans Ascend. Une fois le paiement reçu, vous pouvez clôturer la commande dans Ascend.
