Waar vind ik de lease-integratie?
De lease-knop om een offerte in Ascend in te dienen bij KBC, vind je terug in Ascend HQ, daar kom je via https://hq.ascendrms.com of via de Ascend HQ knop in Ascend (zie onderstaande afbeelding).
Wanneer je ingelogd bent in Ascend HQ zie je daarin de mogelijkheid ‘leasing’ in het menu aan de linkerzijde, waarmee je het leasing menu opent:
Koppeling maken naar KBC via Ascend HQ
Voor je aan de slag kan met het indienen van een lease request, moeten de inloggegevens van KBC/RentaSolutions worden ingevoerd in Ascend HQ. Deze inloggegevens krijg je via de mail van RentaSolutions.
Het invoeren in Ascend HQ doe je als volgt:
In Ascend HQ ga je naar ‘parameters’ en daaronder naar ‘referenties’. Je klikt daarna op de naam van de winkel en daaronder krijg je de mogelijkheid om je RS-nummer (RentaSolutions klantnummer) in te voeren, en daarnaast de inloggegevens. Het RS-nummer vul je aan met 001, zie onderstaande afbeelding. Als je dit hebt ingevuld druk je op ‘bewaren’. Nadat je dit gedaan hebt, kan je aan de slag met het aanmaken van een leasing.
Een nieuw leasecontract aanmaken
Je begint met een offerte aanmaken in Ascend zoals gewoonlijk. Zorg ervoor dat de klantnaam geen cijfers bevat. De producten in de offerte moeten voorzien zijn van een omschrijving, merk, UPC, maat, kostprijs, kleur en jaar. Als één van deze niet ingevuld is, zal het aanmelden van de leasing later een foutmelding geven.
Daarnaast dien je elk product individueel in te voeren. Dus verkoop je 2 banden bij de fiets, dan zet je er 2 keer één band op. Als je de band erop zet met als hoeveelheid 2, pakt het systeem van KBC het product maar één keer.
Let op: de commissiekorting voor KBC zet je niet op de offerte. Deze verrekenen zij later zelf.
Zie afbeelding hieronder voor alle velden die ingevuld dienen te zijn bij een product op de offerte:
Voor het aanmelden van het leasecontract in de volgende stappen, heb je het barcodenummer van de offerte nodig. Deze vind je terug wanneer je in de offerte zit, in het menubalkje bovenin, onder ‘gereedschap’, vind je de optie ‘kopieer het verkoopbarcodenummer’. Je kunt dit ook doen door in de offerte Control+Alt+B te gebruiken.
Nadat je de offerte compleet in Ascend hebt gezet, ga je in het menu van Ascend HQ naar ‘Leasing’ en daaronder naar ‘overview’. Daar krijg je het scherm met de mogelijkheid een nieuw leasecontract aan te melden door op de knop ‘start request’ te drukken.
Als je op ‘Start Request’ hebt gedrukt krijg je een pop-up waar een aantal zaken ingevuld moeten worden, zoals te zien op onderstaande afbeelding.
Bij A vul je het contractnummer van KBC in. Bij B vul je het barcodenummer van de offerte in (zie stap 2). Bij C kies je voor ‘KBC’. Als dit allemaal is ingevuld druk je op ‘continue’.
Nadat je op ‘continue’ hebt gedrukt, ga je door naar het volgende scherm. Hierin controleer je de klantgegevens die zijn ingevoerd en voer je nog extra informatie in over A. het slot en B. het type fiets. Let op: Het Velopass nummer hoeft hier nog niet ingevuld te worden, ook niet als het om een Speed-pedelec gaat. Dit komt later in het proces terug.
Bij C. komt de fiets die in de offerte staat te staan, controleer of alle informatie over de fiets klopt. Daarnaast komen hier de accessoires vermeldt te staan.
Als alles gecontroleerd is, druk je op ‘submit request’.
De status van de lease-aanvraag gaat nu naar ‘Validation’ en je krijgt boven in de knop ‘Validate Data’, hier druk je op. Daarmee word je doorgelinkt naar de website van Rentasolutions. Ook daarin moet er weer wat extra informatie gegeven worden. Bij A vul je uit het keuzemenu in om wat voor type fiets het gaat. Bij B geeft je aan of het een dames-, heren- of uniseks frame is. Bij C geef je de maat aan: let op, het kan zijn dat je dit alleen rechts hoeft te doen, afhankelijk van het type benaming van de maat. De paars omlijnde vakken bij D zijn optioneel: deze mogen ingevuld worden maar het hoeft niet.
Daarnaast vul je in welk onderhoudspakket er bij moet en zet je de accessoires in de juiste categorie.
Onderaan controleer je nog of de expiration date correct is, deze kan je zonodig aanpassen (tot wanneer is de offerte geldig?). Als alles correct is, vink je het onderste vakje aan en druk je op ‘confirm’.
De status van de lease-aanvraag blijft nu op ‘Validation’ staan, tot de aanvraag is gecontroleerd door KBC. Je vindt je lease-aanvragen terug in Ascend HQ, bij ‘leasing’ onder ‘leasing requests’.
Zo gauw de aanvraag beoordeeld is door KBC en goedgekeurd is, veranderd de status naar ‘Order’. Hierin kan je ofwel verder met de aanvraag, of als de klant zich bedacht heeft of er een andere reden is voor annuleren, kan dit ook. Als je de order annuleert, dien je daarvoor een reden aan te geven.
Als je de order definitief plaatst door op ‘continue’ te drukken, krijg je een pop-up waarin om de verwachte leverdatum wordt gevraagd. Deze vul je in en daarna druk je op ‘Place Order’. De status gaat dan naar ‘accepted’, ook deze moet weer door KBC beoordeeld worden. Als dit gedaan is veranderd de status naar ‘Delivery Preparation’. Je zet de bestelling dan in Ascend ook om van offerte naar verkoop.
Afhankelijk van welk type fiets (met of zonder kenteken) er in de aanvraag staat, wordt er om extra informatie gevraagd. In geval van een fiets met kenteken gaat dit om de registratie gegevens van het kenteken (deze bestanden kan je uploaden), het VIN-nummer van de fiets en het Velopass-nummer. Als het een fiets zonder kenteken is, dan enkel het framenummer en Velopass-nummer.
Als de juiste informatie is ingevuld, druk je op ‘send information to KBC’. Dan wordt de aanvraag opnieuw beoordeeld door KBC.
Als de aanvraag beoordeeld en goedgekeurd is, veranderd de status van de aanvraag naar ‘Ready for pickup’. Op het moment dat de fiets klaar staat en de klant in de winkel staat om de fiets op te halen, open je de aanvraag en vraagt het systeem om ‘rider information’. Hier vul je de geboortedatum en geboorteplaats in.
Als je de rider information hebt ingevuld, druk je op ‘confirm delivery’. Hiermee voltooi je de Lease-aanvraag. Check of de betaling binnenkomt in Ascend en wanneer de betaling binnen is kan je de order in Ascend afsluiten.
