Die Kassieranweisung ist ein Bestandteil deiner Verfahrensdokumentation und beschreibt, wie Mitarbeitende mit dem Kassensystem im Alltag arbeiten müssen.

Sie dient dazu, eine einheitliche und ordnungsgemäße Kassenführung sicherzustellen und wird im Rahmen einer Kassennachschau häufig geprüft.

Was ist eine Kassieranweisung?

Die Kassieranweisung enthält verbindliche Regeln für den Umgang mit der Kasse, zum Beispiel:

• Durchführung von Verkaufsvorgängen
• Umgang mit Bargeld und Zahlungen
• Stornos und Retouren
• Kassenabschluss
• Verhalten bei Kassenstörungen

Sie richtet sich an alle Mitarbeitenden, die mit dem Kassensystem arbeiten.

Warum ist sie wichtig?

Die Kassieranweisung stellt sicher, dass:

• alle Geschäftsvorfälle korrekt erfasst werden
• Fehler und Manipulationen vermieden werden
• die Kassenführung einheitlich erfolgt

Im Rahmen einer Kassennachschau kann der Prüfer diese Dokumentation anfordern.

Inhalt einer Kassieranweisung

Eine vollständige Kassieranweisung umfasst typischerweise folgende Bereiche:

Allgemeine Regelungen

• Geltungsbereich im Unternehmen
• Verantwortlichkeiten der Mitarbeitenden
• Umgang mit Kundendaten und Datenschutz

Kassiervorgang

• Erfassung der Artikel
• Auswahl der Zahlungsart
• Erstellung des Belegs
• Umgang mit verschiedenen Zahlungsarten (Bar, Karte, Gutschein, Rechnung)

Umgang mit Bargeld

• Annahme von Bargeld
• Prüfung von Banknoten
• Ausgabe von Wechselgeld
• Aufbewahrung von Bargeld

Stornos und Retouren

• Vorgehen bei Fehlbuchungen
• Dokumentation von Stornos
• Umgang mit Rückgaben und Reklamationen

Kassenöffnung und Entnahmen

• zulässige Gründe für das Öffnen der Kasse
• Abschöpfung und Entnahme von Bargeld
• Dokumentation aller Vorgänge

Kassenabschluss

• täglicher Kassenabschluss
• Zählung des Bargeldbestands
• Dokumentation von Differenzen
• Ablage der Belege

Sonderfälle

• Verhalten bei Kassenausfall
• Personaleinkäufe
• besondere betriebliche Regelungen

Muster einer Kassieranweisung

Die Kassieranweisung muss individuell auf dein Unternehmen angepasst werden.

Typische Inhalte sind:

• Beschreibung des Unternehmens
• Definition der Mitarbeiterrollen
• konkrete Arbeitsanweisungen für den Kassiervorgang
• Regelungen zu Bargeld, Stornos und Kassenabschluss
• Unterschrift der Mitarbeitenden zur Bestätigung

Wichtiger Hinweis

Die Kassieranweisung ist Teil deiner Verfahrensdokumentation und sollte:

• schriftlich vorliegen
• allen Mitarbeitenden bekannt sein
• regelmäßig überprüft und aktualisiert werden

Fazit

Eine klare Kassieranweisung hilft dir, Fehler zu vermeiden und sorgt für eine einheitliche Kassenführung. Gleichzeitig bist du damit besser auf eine Kassennachschau vorbereitet.