Finanzbehörden prüfen bei Betriebsprüfungen verstärkt elektronische Kassensysteme, insbesondere in bargeldintensiven Betrieben wie dem Einzelhandel. Ziel ist es, die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung sicherzustellen.

Arten von Prüfungen

Betriebsprüfung
Eine Betriebsprüfung wird in der Regel vorab angekündigt und umfasst die gesamte Buchführung deines Unternehmens.

Kassennachschau
Die Kassennachschau erfolgt unangekündigt und konzentriert sich speziell auf dein Kassensystem und die Kassenführung.

Gesetzliche Anforderungen an dein Kassensystem

Damit dein Kassensystem den gesetzlichen Vorgaben entspricht, müssen folgende Anforderungen erfüllt sein:

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Dein Kassensystem muss mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein.

• Jede Transaktion wird durch die TSE signiert
• Die Signaturen werden revisionssicher gespeichert
• Die Daten müssen jederzeit exportierbar sein

Belegausgabepflicht

Für jeden Geschäftsvorfall muss ein Beleg erstellt werden.

• Dies gilt für Verkäufe ebenso wie für Stornos oder Auszahlungen
• Der Beleg kann digital oder in Papierform bereitgestellt werden

Einzelaufzeichnungspflicht

Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln und vollständig aufgezeichnet werden.

Dazu gehören unter anderem:

• Verkäufe
• Gutscheine
• Anzahlungen
• Käufe auf Rechnung
• Kassenbewegungen wie Einlagen und Entnahmen

DSFinV-K Schnittstelle

Dein Kassensystem muss einen Export im Format der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) bereitstellen können.

• Der Export muss jederzeit erzeugbar sein
• Er dient der elektronischen Auswertung durch die Finanzbehörden

Anforderungen an die Datenverarbeitung (GoBD)

Deine Kassendaten müssen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) entsprechen.

Unveränderbarkeit

• Kassendaten dürfen nicht nachträglich unbemerkt verändert werden
• Änderungen müssen protokolliert und nachvollziehbar sein

Nachvollziehbarkeit

• Jeder Geschäftsvorfall muss eindeutig zuordenbar sein
• Änderungen müssen jederzeit überprüfbar bleiben

Archivierung

• Alle relevanten Daten müssen vollständig und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg gespeichert werden
• Die Daten müssen jederzeit lesbar und auswertbar sein

Organisatorische Anforderungen

Neben der Technik musst du auch deine internen Abläufe dokumentieren.

Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie deine Kassenprozesse organisiert sind.

Sie enthält unter anderem:

• Beschreibung der eingesetzten Systeme (z. B. Ascend)
• Ablauf von Verkaufsvorgängen
• Kassenabschlussprozesse
• Regelungen zu Stornos und Korrekturen
• Zugriffsrechte und Benutzerrollen

Kassieranweisung

Eine Kassieranweisung legt fest, wie Mitarbeitende mit dem Kassensystem arbeiten müssen.

Zum Beispiel:

• Durchführung des Kassenabschlusses
• Umgang mit Differenzen
• Vorgehen bei Stornos

Datenzugriff durch Finanzbehörden

Im Rahmen einer Prüfung musst du Kassendaten elektronisch bereitstellen können.

Die Finanzbehörde kann:

• Datenexporte anfordern (z. B. DSFinV-K)
• Einsicht in dein System verlangen

Wichtige To Do’s in der Praxis

Kassenbuch / Kassenbericht

• Erfasse alle Einnahmen und Ausgaben täglich
• Führe das Kassenbuch vollständig und zeitnah

Einzelaufzeichnung

• Erfasse jeden Verkaufsvorgang vollständig
• Stelle sicher, dass alle Transaktionen eindeutig identifizierbar sind

Fortlaufende Nummerierung

• Verwende fortlaufende und eindeutige Nummern (z. B. Rechnungsnummern oder Transaktionsnummern)
• Es dürfen keine Lücken entstehen

Kassensturzfähigkeit

• Dein Kassenbestand muss jederzeit überprüfbar sein
• Soll- und Ist-Bestand müssen abgeglichen werden können
• Differenzen müssen dokumentiert werden

Z-Bon (Tagesabschluss)

• Führe täglich einen Kassenabschluss durch
• Der Z-Bon muss fortlaufend nummeriert sein
• Tagesendsummen müssen nachvollziehbar sein

Aufbewahrungspflichten

• Bewahre Rechnungen und Kassendaten gemäß gesetzlicher Fristen auf
• Nutze dafür geeignete Systeme (z. B. DMS oder Buchhaltungssoftware)

Änderungen und Korrekturen

• Änderungen dürfen nicht einfach überschrieben werden
• Ursprüngliche Daten müssen erkennbar bleiben
• Korrekturen müssen dokumentiert werden

Wichtiger Hinweis

Die gesetzlichen Anforderungen können je nach Land und individueller Situation variieren. Diese Informationen dienen als Orientierung und stellen keine Rechtsberatung dar.

Im Zweifel solltest du dich an einen Steuerberater oder Rechtsbeistand wenden, um sicherzustellen, dass du alle für dein Unternehmen geltenden Vorschriften erfüllst.

Fazit

Wenn du die technischen Anforderungen deines Kassensystems erfüllst und deine Prozesse sauber dokumentierst, bist du gut auf eine Betriebsprüfung oder Kassennachschau vorbereitet.