1.  Mit welcher Software sind die Ascend DATEV Exporte kompatibel?

• Mit allen Versionen des DATEV Rechnungswesens
• LEXoffice & LEXware
• BMD Rechnungswesen-Software
• Sage50 & Sage100
• Bexio 
• Banana 
• Taxpool-Buchhalter Mini

Ist eure Buchhaltungssoftware nicht aufgeführt? Fragt euren Steuerberater ob er einen DATEV Import in das Buchhaltungsprogramm einlesen kann. Unsere Exporte können in Deutschland, Österreich und der Schweiz verwendet werden.

2. Welche Exportdateien können aus Ascend HQ an DATEV generiert werden?

• Verkäufe ist Exportdatei Buchungsstapel- Vorgangsdaten
• Kassenabschluss ist Exportdatei Buchungsstapel - Kassenabschluss 
• Debitoren Stammdaten sind Kunden aus Ascend mit Rechnungskauf oder Kundenguthaben  
• PDF-Beleg zur Verkaufstransaktion im Buchungsstapel-Vorgangsdaten

Es werden keine Kreditoren “Lieferanten” Rechnungen und “Wareneingang” mit den Ascend DATEV Exporten generiert oder verwaltet. Dies findet weiterhin seperat zu den Exporten von Ascend HQ statt.

3. Muss ich für alle meine Filialen den Buchhaltungsexport nutzen?

Nein, du entscheidest, für welche Filialen der Export eingerichtet wird.

4. Sind die DATEV-Exporte automatisch und wohin kann ich sie exportieren?

Ja, die Exporte können für jeglichen Zeitraum und Zeitpunkt automatisch an zwei E-Mail-Adressen gleichzeitig versandt werden.
Achtung: Das frühstmögliche Auswertungszeitraum für einen Export ist Mai 2023.

5. Können die Exporte automatisch in DATEV importiert werden?

Nein, die Exportdateien müssen manuell in DATEV eingelesen werden. Nur der Versand der Exportdateien kann automatisch ausgeführt werden. 
Dein Steuerberater muss die Dateien unbearbeitet in der Stapelverarbeitung einlesen.

6. Muss der Server eingeschalten sein, damit die DATEV Exporte generiert werden können?

Nein, die Exporte werden aus der Cloud Datenbank von Ascend HQ generiert. 
Tipp: Es kann bis zu einer Stunde dauern, bis alle Daten aus Ascend in der Cloud synchronisiert sind.

7. Müssen die Exportdateien aufbewahrt werden?

Ja, wir empfehlen die Exportdateien für mindestens 2 Steuerjahre an einem sicheren Speicherplatz aufzubewahren. Idealerweise bis nach der Steuerprüfung des Jahres.  In Ascend werden keine Dateien abgespeichert. 

8. Um welche Uhrzeit sollten die automatischen Ascend HQ Exporte verschickt werden?

Wir empfehlen die Exporte in der Nacht oder früh morgens vor Öffnung des Ladens durchzuführen.
Achtung: Es kann bis zu einer Stunde dauern, bis die Daten aus Ascend mit der Cloud Datenbank synchronisiert wurde. Exporte werden aus der Cloud Datenbank generiert. 

9. Können die Exporte zu verschiedenen Zeitpunkten ausgeführt werden?

Es müssen zwingend alle Exporte über den gleichen Zeitraum und zum gleichen Zeitpunkt zu exportiert werden. So können Differenzen zwischen den 4 Dateien vermieden werden.

10. Wie lange dauert es, bis die DATEV-Exporte beim Empfänger ankommen?

Es kann bis zu 15 Minuten dauern bis alle Dateien generiert und an die Empfänger übertragen wurden. Dies ist vom allgemeinen Datenaufkommen und dem Inhalt/Grösse der Dateien abhängig. 

11. Was muss beachtet werden, bevor der erste Export für den Kassenabschluss generiert wird?

Der Anfangsbestand in DATEV muss mit dem Anfangsbestand in Ascend übereinstimmen. Der Import der Datei schlägt sonst fehl. 

Du kannst deinen Anfangsbestand unter DBEX > Kassenabschlüsse in jeder Filiale für alle Arbeitsplätze einsehen. Wenn du mehrere Arbeitsplätze hast, notiere dir bitte alle Anfangsbestände und vergleiche diese mit dem DATEV, bevor du zum ersten Mal von Ascend HQ > DATEV Export - Buchungsstapel Kassenabschluss exportierst.

Achtung! Alle Arbeitsplätze, an denen Barzahlungen stattfinden können, müssen mindestens einen Kassenabschluss haben.

12. Kann ich die Buchhaltungsdateien nach dem Export aus Ascend HQ bearbeiten oder verändern?

Nein, Exportdateien dürfen nicht geöffnet werden. Die Dateien können sonst nicht mehr in DATEV eingelesen werden. Wenn Fehler in den Buchungszeilen festgestellt werden, müssen diese in Ascend oder DATEV behoben werden. 

Viele Buchungen gleichen sich erst im Folgemonat aus, da sie nach dem Einlesen vom Steuerberater geprüft werden und Fehler in Ascend erst nach der Meldung des Steuerberaters auskorriegiert werden können. 
Tipp: Nur wenn wöchentlich abgeglichen wird, kann der Fehler noch im laufenden Monat behoben werden.

13. In welcher Reihenfolge müssen die Exporte in DATEV über die Stapelverarbeitung eingelesen werden?

1. Debitorenstammdaten
2. Buchungsstapel Vorgangsdaten
3. Buchungsstapel Kassenabschluss
4. PDF-Belege

14. Darf die Exportdatei mehrfach in DATEV eingelesen werden?

Nein, dies führt zu Doppelbuchungen. Korrekturen werden im nächsten Export gebucht, dies passiert automatisch, wenn die Fehler in Ascend korrigiert werden.

15. Welche Änderungen in Ascend wirken sich auf die DATEV-Exporte aus?

Wenn Hauptwarengruppen oder Zahlungsarten hinzugefügt werden. Die Konten müssen in Ascend HQ und in DATEV hinterlegt werden.

16. Welche Buchungsweise wird unterstützt?

Manuell- oder Automatikkonten sind möglich. 
Für Läden mit einem Onlineshop, empfehlen wir manuelle Konten, da alle MwSt.-Sätze der EU und Nicht-EU Verkäufe automatisch und ohne Anpassungen in DATEV übernommen werden können.  Bei manuellen Konten werden Anzahlungen mit dem Buchungsschlüssel 19% gebucht. 

Wenn Automatikkonten verwendet werden, müssen die EU und Nicht-EU Verkäufe immer manuell umgebucht werden.

Ascend HQ nutzt den Indirekten Buchungsansatz; das manuelle Buchen sollte mit diesem übereinstimmen.

Beispiel:
Zahlung Banküberweisung       70 S   Banküberw.                         1550 Verrechnungskonto   Ausgleich Debitor                      70 H   10063 Debitor                     1550 Verrechnungskonto   

Alle manuellen Buchungen die per Hand oder separat zu den Ascend-Exporten über den Kontomanager eingelesen werden, sollen generell über das Verrechnungskonto Ascend gebucht werden.

17. Was ist der Unterschied zwischen Automatik und Manuellen Konten?

Manuellen Konten:
Der Ascend HQ Export “Buchungsstapel Vorgangsdaten (Verkäufe)" ist so eingestellt, 
dass er automatisch Steuerbuchungsschlüssel für die gängigsten Fälle von Inlands- und Auslandsverkäufen ausfüllt.

• 19% = BS 101
• 7% = BS 102
• EU B2C Fernverkauf = BS 240
• EU B2B Innergemeinschaftliche Lieferung (mit UstId) = BS 231
• Nicht-EU " Rest-der-Welt" Ausfuhrlieferungen = BS 173

Wenn du Buchungsschlüssel in DATEV importiert werden, passen die Buchungen in DATEV, Ascend und dem Signaturanbieter überein.  

Automatische Konten:
Ascend unterstützt bei Automatikkonten ausschließlich für die Buchung lokaler Steuersätze.
Diese Konten sind in der DATEV-Anwendung so eingerichtet, dass sie Funktionen wie die automatische Buchung von Steuersätzen ausführen, während manuelle Konten die von Ascend bereitgestellten Buchungsschlüssel verwenden, die du in Ascend HQ eingegeben hast.
Der Steuerberater muss bei Automatikkonten die EU, Nicht-EU Verkäufe immer manuell umbuchen.
Bei Nicht-EU oder EU Verkäufen (EU B2B, EU B2C, Nicht-EU " Rest-der-Welt")
werden die Buchungsschlüssel (240, 173, 231) immer im Export enthalten. 
Automatische Konten, die für andere Funktionen verwendet werden, sollten nach dem Erstimport geprüft werden, um festzustellen, ob sie zu einem wünschenswerten Ergebnis führen, welches mit Ascend übereinstimmt.

18. Unterscheidet sich die Exportdatei je nach IST- oder SOLL-Versteuerung?

Nein, auf die Exportdateien hat die IST- oder SOLL-Versteuerung keinen Einfluss.
In der Exportdatei der Verkäufe, werden Umsätze erst dann gebucht, wenn Verkäufe in Ascend fertiggestellt werden. 

19. Welche Konten werden für die IST- oder SOLL-Versteuerung empfohlen?

IST Besteuerung: Ob die IST-Besteuerung korrekt funktioniert, hängt davon ab, welches Verrechnungskonto für Ascend verwendet wird. Bei Geldtransit-Konten als Verrechnungskonten kann DATEV automatisch den richtigen Steuerschlüssel für die IST-Besteuerung festlegen. Das Konto F 1000 Kasse Geldkonto ist wichtig für die DATEV-Logik der IST-Besteuerung.

SOLL Besteuerung: Verrechnungskonto Ascend: Wenn du "Verrechnungskonto Gewinnermittlung, nicht ergebniswirksam" verwendest, sollte DATEV die SOLL-Besteuerung beherrschen. Die Verwendung eines Geldtransit-Kontos als allgemeines Verechnungskonto Ascend sollte wie erwartet funktionieren bei allen Verkäufen die nicht "Rechnungskauf" beinhalten. Für Offene Rechnungskäufe (Teilrechnungskäufe) wird folgendes Konto empfohlen: "Verrechnung erhaltene Anzahlung" 

Empfohlene Konten SKR03:

Empfohlene Konten SKR04: 

20. Können Daten vom Export ausgeschlossen werden? 

Ja, es ist möglich einzelne Zahlungsarten vom Export auszuschliessen. 

21. Welche Zahlungen sind in der Export Datei enthalten?

Alle Zahlungsarten bei denen in Ascend HQ in den Kontenzuweisungen der Haken bei “Exportieren” gesetzt wurde. 

22. Kann ich Zahlungsarten aus der Exportdatei ausschliessen?

Ja, in Ascend HQ kann pro Zahlungsart festgelegt werden, ob sie exportiert werden soll. Dies ist sinnvoll, wenn Zahlungsarten (wie z.B. Banküberweisung) direkt in DATEV gebucht oder über den Kontomanager importiert werden. 

23. Warum sollte ich Zahlungsarten von meinem Export ausschließen?

Wenn in DATEV Zahlungen per Kontomanager importiert (Bankbelege Direktimport) oder manuell gebucht werden, können diese Zahlungsarten vom Export ausgeschlossen werden.

24. Was ist zu beachten, wenn Zahlungsarten vom Export augeschlossen wurden?

Meist werden Banküberweisungen direkt in DATEV importiert oder gebucht. Deshalb empfehlen wir, diese Zahlungsart im Buchhaltungsexport auszuschliessen. 

In DATEV: Alle manuellen Buchungen die per Hand oder separat zu den Ascend-Exporten über den Kontomanager eingelesen werden, müssen generell über das Verrechnungskonto Ascend gebucht werden.
Ascend HQ nutzt den Indirekten Buchungsansatz; das manuelle Buchen sollte mit diesem übereinstimmen.

In Ascend: Die Zahlung per Banküberweisung (oder andere ausgeschlossene Zahlungsarten) müssen im Rechnungskonto beim Kunden weiterhin manuell gebucht werden. Das Rechnungskundenkonto in Ascend kann danach geschlossen werden. Ausgeschlossene Zahlungsarten sollte nicht direkt im Verkausfenster gebucht werden. Nutze für ausgeschlossene Zahlungsarten immer Kauf auf Rechnung.

25. Soll ich Zahlungen in Ascend verbuchen, die in Ascend HQ vom Export ausgeschlossen wurden?

Ja, Zahlungen die in DATEV direkt gebucht werden, müssen trotzdem in Ascend gebucht werden. Nur so wird sichergestellt, dass alle Buchungen zwischen den beiden Systemen übereinstimmen. 

26. Muss ich etwas tun, wenn ich in Ascend eine neue Zahlungsart hinzufüge?

Ja, für jede Zahlungsart muss in Ascend HQ und in DATEV ein Konto eingetragen werden.

27. Was passiert, wenn ich vergesse die neue Zahlungsart in Ascend HQ oder DATEV zu erfassen?

Die Exporte wird einen Fehler generieren, die Fehlermeldung erhälst du per Mail. 

Fehler: "Fehler_Buchungsstapel_Vorgangsdaten" 
Bedi “”: 'Konto' erforderliche Eingabe notwendig

28. Dürfen manuelle Buchungen in DATEV vorgenommen werden? 

Ja, es können manuelle Buchungen vorgenommen werden, um die Transaktionsvorgänge in DATEV zu schließen. Insbesondere wenn die Zahlungen außerhalb von Ascend abgewickelt werden (z.B. elektronische Banküberweisungen).
Steuerberater können Buchungszeilen in einer "Direktbuchungsmethode» buchen, solange sie mit unserem Anzahlungskonto und Verrechnungskonto Ascend ineinandergreifen.

29. Dürfen manuelle Korrekturen direkt in DATEV vorgenommen werden?

Wir empfehlen dringend, Korrekturen in Ascend vorzunehmen und die geänderten Daten im nächsten Auswertungszeitraum zu exportieren.

Einige Änderungen dürfen direkt in DATEV vorgenommen werden, je nach den Umständen. z.B. Buchungsschlüssel, Buchungstext usw.

• EU / Nicht-EU Fernverkäufe
• Gebrauchträder
• Überbezahlte Rechnungen
• Rundungsdifferenzen
• Umbuchungen von Anzahlungen & Anzahlungen (Offene Verkäufe auf Rechnung)
• Zahlungen die im Buchhaltungsexport ausgeschlossen sind

30. Was passiert, wenn mein Steuerberater Buchungen manuell in DATEV korrigiert und ich sie nicht in Ascend anpasse?

Deine Buchhaltungsdaten in DATEV stimmen nicht mit deinem Ascend überein. Dies kann im Fall einer Prüfung zu Fragen und Problem führen.

31. Was muss für einen reibungslosen Import der Dateien in Ascend regelmässig überprüft werden?

Zahlungen in Ascend: Alle erhaltenen Zahlungen müssen frühzeitig und korrekt in Ascend gebucht werden. 
Aktualisiere regelmäßig die Zahlungsinformationen in Ascend, um genaue Buchführung zu gewährleisten.

Offene Aufträge falls nötig abschliessen: Alle Warenrücklagen, Werkstattauftäge sowie offene Rechnungen sollten regelmässig überprüft und abgeschlossen/beglichen werden. 
Achtung: Kauf auf Rechnung darf erst ausgewählt werden, wenn alle Produkte übergeben wurden und muss immer über das Total der Transaktion ausgestellt werden

Auszahlungen & Kassenabschlüsse: Alle Geldbewegungen (Aus-&Einzahlungen) müssen tagesaktuell geführt werden. Der Kassenabschluss muss täglich gemacht werden, alle Fehlbeträge oder Überschüsse müssen ausgewiesen werden. Ebenfalls müssen zwingend alle Barentnahmen Bank im Kassenabschluss mit eingetragen werden. 
Tipp: Verifiziere regelmäßig die Übereinstimmung zwischen den Bankauszügen und den Einträgen in Ascend.

32. Werden die DATEV-Steuerbuchungsschlüssel in den Buchhaltungsexporten verarbeitet?

Ja, wenn manuelle Konten gewählt wurden, füllt die Ascend-Logik automatisch die Steuerbuchungsschlüssel für Inlands- und Auslandsverkäufe aus.

33. Warum erstellt die Datei "Buchungsstapel Kassenabschluss" Einträge mit einem "Direkt-Buchungsansatz"? 

Die Exportdatei Kassenabschluss beinhaltet keine komplexen Verkaufsvorgänge wie die Export Datei Buchungsstapel Vorgangsdaten (Verkäufe).

34. Darf ich für Rechnungskäufe in DATEV Sammeldebitorkonten nutzen?

Nein, mit den neuen Ascend Exporten ist es nicht möglich ein Sammeldebitorenkonto für Kunden mit Rechnungskäufen “Kauf auf Rechnung” zu verwenden.

Sobald ein Kunde in Ascend Zahlungsart “Kauf auf Rechnung” in dem Exportzeitraum des Buchungsstapel hatte, wird für den ersten Kunden ein DATEV Debitorenkonto erstellt.

35. Was muss ich tun, wenn mein Sammeldebitorenkonto ein Debitorenkonto belegt? 

Sammeldebitoren sind bei der Kontenzuweisung in Ascend HQ erlaubt. Wenn ein Sammeldebitor eingetragen wird, stellen wir sicher, dass diese Sammeldebitorenkontonummer NICHT in der Kunden Debitoren-Stammdatendatei verwendet wird.

36. Wie werden die Debitorenkonten für Kunden mit Rechnungskauf etc. generiert?

Debitorenkonten werden pro Kunde in der Debitoren Stammdaten Datei generiert, die Ascend Kundennummer des Kunden wird dort im Feld Indiv. Feld 1 aufgeführt und kann bei der Fehlersuche helfen. 

37. Warum hat Ascend eine andere Kundennummer als DATEV?

DATEV hat einen Debitor-Buchungskreis für Kunden, die Artikel kaufen und die Zahlungsart Kauf auf Rechnung verwenden. Diesen Kunden wird in der Cloud Datenbank eine eindeutige Debitorenkontonummer zugewiesen, die in Ascend aber nicht sichtbar ist. 

Ascend hat für jeden Kunden eine automatisch generierte Kundennummer. Diese wird erstellt, sobald ein neuer Kunde hinzugefügt wird, unabhängig ob Kauf auf Rechnung verwendet wird. 

In der Debitoren-Stammdaten Exportdatei ist die Ascend-Kundennummer in einer zusätzlichen Spalte enthalten (Indiv. Feld 1).

Ascend Kundennummer: Jeder Kunde in Ascend erhählt eine Ascend Kundennummer, welche im Kundeneditor sichtbar ist.

Beginnt mit 3 Buchstaben eures Standortes (z.B BER00000979)

• Sind einzigartig pro Kunde.
• Sind einzigartig pro Filiale.

DATEV-Debtiorenkontonummer (Übermittelt aus Ascend):  Wird nur dann aus Ascend generiert, wenn für einen Kunden «Kauf auf Rechnung» oder Kundenguthaben gebucht wird. 

• Sind in einem vordefinierten Kontenkreis (z.B. 10000-69999). 
• Sind einzigartig pro Kunde (wenn Filiale eigene Mandantennummer hat).
• Sind filialübergreifend, wenn alle Filialen in einer Mandantennummer sind.

38. Kann ich die DATEV Debitorenkundennummer in Ascend sehen?

Nein, die DATEV-Debtiorenkontonummer sind  in Ascend nicht sichtbar.

39. Wo findet mein Buchhalter die Kundennummer aus Ascend?

Die Kundennummer aus Ascend ist in der Debitoren-Exportdatei im Indiv. Feld 1.

In DATEV kann die Kundennummer aus Ascend eingeblendet werden. 
Über DATEV > Rechte Maustaste bei Debitorenkonten auf die Spaltenüberschrift > Einstellungen > Spalten einblenden: Indiv. Feld 1.

40. Die DATEV-Debitorenkundennummern wurden unterjährig ausgeschöpft (10000-69999), was muss gemacht werden?

Die Sachkontenlänge muss in Ascend HQ in den Stammdaten und in DATEV erhöht werden. 

Bereits erstellte Debitorenkontonummern werden dann um zusätzliche Nullen (0) am Ende ergänzt. Neue Debitorenkontonummern werden in den “Lücken” der neuen Nummerierung generiert. Diese Logik wird auch in DATEV so angewendet.   

41. Was passiert wenn in Ascend ein Kunde verändert wurde (Angaben wurden überschieben)?

Wenn Kundendaten in Ascend verändert werden und der Kunden in DATEV ein Debitorenkonto mit gleicher Debitorenkontonummer aufweist, werden die Daten in DATEV aktualisiert.

42. Passiert etwas in DATEV oder der Exportdatei wenn ich im Kundenkonto den Status Kauf auf Rechnung auf “geschlossen” setze?

Nein, jedoch werden nur Kunden exportiert die im Auswertungszeitraum einen Rechnungskauf oder eine Rechnungszahlung hatten. In DATEV werden keine Kundennummern durch den Import gelöscht. 

Durch die Buchung der Zahlung im Rerchnungskonto, wird das Konto beglichen. Das Rechnungskonto bei Individualkunden sollte immer geschlossen sein. So ist es einfacher den Überblick über alle offenen Rechnungen zu behalten. 

Die Debitorenkundennummer bleibt erhalten solange der Kunde in Ascend existiert oder solange nicht alle Debitorenkundennummern gelöscht werden.

43. Was passiert, wenn ich die Adresse eines bestehenden Kunden ändere?

Die Änderungen werden in die nächste Debitorendatei exportiert und werden nach Import in DATEV aktualisiert.
 

44. Welche Verkäufe werden auf Debitorenkonten gebucht?

Rechnungskäufe, Gutschriften (Überbezahlung im Rechnungskonto) und Kundenguthaben folgen der gleichen Buchungsstruktur.

1. Debitorenkonto für Kunde wird erstellt.
2. Banküberweisung wird separat vom Steuerberater importiert.
3. Banküberweisung wird manuell im Ascend Rechnungskonto gebucht.
4. Anzahlungskonto (offene Rechnungskäufe).
   1. Wenn dass Kauf auf Rechnungseintrag vor Datum des Verkaufsabschlusses liegt.

45. Wann wird bei der Zahlungsart “Kauf auf Rechnung” der Erlös gebucht?

Wenn die Verkaufstransaktion abgeschlossen (fertiggestellt) wird.

46. Wie ist der empfohlene Prozess für Rechnungskäufe?

Es ist wichtig, dass Rechnungskäufe, wenn möglich, über den Gesamtbetrag der Verkaufstransaktion getätigt werden.

Zudem soll “Kauf auf Rechnung” Zahlung erst angeklickt werden, wenn alle Artikel und Leistungen dem Kunden übergeben wurden. Da es so gesehen falsch ist, ein Rechnung zu stellen für eine “nicht erbrachte” Leistung.

47. Was passiert, wenn nur einen Teilbetrag des Totals auf die Zahlungsart “Kauf auf Rechnung” gebucht wird?

Es wird kein Erlös gebucht und die Zahlung wird dem Verrechnungskonto für Anzahlungen (Offene Verkäufe auf Rechnung) zugeordnet. Das Debitorenkonto des Kunden wird in DATEV mit dem Betrag der Teilrechnung belastet. 

Wenn der Verkauf abgeschlossen wird, werden Erlöse korrekt geschrieben.  

48. Wie buche ich eine überbezahlte Rechnung in Ascend?

Wir raten davon ab, einen höheren Betrag als der geschuldete Betrag der Rechnung im Rechnungsfenster einzugeben.

Dein Steuerberater kann die Überbezahlung an den Kunden direkt zurücküberweisen. In Ascend wird der Betrag der Rechnung korrekt beglichen (ohne Überbezahlung).

Wenn zuviel Geld im Zahlungsfenster Rechnungskonto eingetragen wurde, bietet Ascend folgende Möglichkeiten:

• Bar Wechselgeld (Wird exportiert und landet auf dem Verrechnungskonto Ascend. Es muss manuell vom Buchhalter mit der zu hohen Banküberweisung gegengebucht werden.)
• Gutschrift Kundenkonto (Ist standardmässig deaktiviert und wir empfehlen diese Zahlungsart nicht zu nutzen. Die Gutschrift wird nicht exportiert wenn “Banküberweisung” vom Export ausgeschlossen wurde.)

49. Was passiert, wenn ich im Rechnungskonto mehrere Rechnungen gleichzeitig mit einem Gesamtbetrag bezahle?

Ist nur relevant, wenn die gewähltte Zahlungsart exportiert wird. Der Gestamtbetrag wird dem "Debitoren" Konto des Kunden gutgeschrieben. Der Betrag wird der ältesten Rechnung (mit der niedrigsten Rechnungsnummer) zugewiesen. Da das Debitorenkonto des Kunden und sein laufender Saldo gleich sind, unabhängig davon, auf welche Rechnung gezahlt wird.

50. Können Artikel, die noch bestellt werden, und Artikel, die der Kunde direkt mitnimmt, in derselben Transaktion sein?

Es wird empfohlen, Bestellartikel in separaten Transaktionen zu erfassen und nicht zusammen mit bereits mitgenommenen und bezahlten Artikeln zu verbuchen.

Wenn Bestellartikel und bereits mitgenommene Artikel in derselben Transaktion verbleiben, wird die Zahlung immer als Anzahlung verbucht, da die Transaktion noch offen bleibt.

Die bereits bezahlten und gelieferten Artikel werden erst als Erlöse ausgewiesen, wenn die Verkaufstransaktion vollständig abgeschlossen ist.

51. Wie werden Gebrauchträder in der Exportdatei behandelt?

Gebrauchträder werden in Ascend in einer Warengruppe mit 0% MwSt. geführt. Für Gebrauchträder wird nicht die verlangte Differenzbesteuerung angegeben.
Die Buchung muss vom Steuerberater in DATEV umgebucht werden.

52. Wie werden Gutscheine in der Exportdatei behandelt?

Bei Mehrzweckgutscheine, ist zu beachten, dass das Konto für Gutscheine in Ascend HQ und DATEV mit einer 0% Automatik hinterlegt ist. Bei manuellen Konten wird die Exportdatei den korrekten Buchungsschlüssel (ohne BU-Schlüssel) übergeben.

Bei Einzweckgutscheinen ist die MwSt. bereits im Artikel festgelegt und wird dementsprechend übermittelt. 

53. Wie werden Anzahlungen im Buchhaltungsexport behandelt?

Anzahlungen werden auf das Verrechnungskonto "Anzahlungen" gebucht. Wenn der Verkauf abgeschlossen wird, wird die Anzahlung auf das Verrechnungskonto Ascend umgebucht um die indirekte Buchung der Erlöskonten auszugleichen.

Wenn eine Anzahlung mit der Zahlungsart “Kauf auf Rechnung” gebucht wird, wird das Verrechnungskonto “Anzahlungen (Offene Verkäufe auf Rechnung)” gebucht. 

Alle Zahlungen die auf einem offenen Verkauf gebucht wurde, gelten als Anzahlung. Umsätze werden erst bei Fertigstellung der Transaktion gebucht.

54. Verwendet der Buchhaltungsexport die DATEV Anzahlungsfelder 97-101?

Nein, der Export nutzt die Verrechnungskonten Anzahlung und Anzahlungen (Offene Verkäufe auf Rechnung). 

55. Wie werden Anzahlungen versteuert?

Bei manuellen Konten mit Buchungsschlüssel, werden die Beträge der Anzahlungen standardmäßig auf 19% Umsatzsteuer gesetzt. Wird der Verkaufsvorgang abgeschlossen wird das Konto für die Anzahlung ausgeglichen.

56. Was passiert mit Anzahlungen, die vor dem ersten Export in DATEV und Ascend gebucht wurden?

Es muss sichergestellt werden, dass alle Anzahlungen die vor Nutzung der Exporte in DATEV noch offen sind, auf die neuen Anzahlungskonten umgebucht werden. Es muss zwischen regulären Anzahlungen und Anzahlungen (Offene Verkäufe auf Rechnung) unterschieden werden.

Die Buchungslogik wird die Anzahlungen, bei Abschluss der Transaktion, korrekt vom Anzahlungskonto ausgleichen und in die Erlöse (Sachkonten) buchen.

57. Wie werden Anzahlungen auf EU, Nicht-EU Auslandsverskäufen gehandhabt und welche Mehrwertsteuer greift?

Liegt eine Anzahlung bei Auslandsverkäufen oder Nicht-EU Verkäufen vor, gilt die gleiche Buchungslogik wie für reguläre Anzahlungen. 
Es wird auf das Automatik oder manuelle Konto mit 19% geschrieben. Erst nach Abschluss der Verkaufstransaktion wird der Umsatz mit dem EU, Nicht-EU Buchungsschlüssel an DATEV übergeben.

58. Wie erfasse ich Auslandsverkäufe korrekt?

Auslandsverkäufe liegen immer dann vor, wenn der Kunde den Versand der Ware in EU oder Nicht-EU veranlasst. 

Der Verkauf wird manuell im Ascend Verkaufsfenster über das Menü 
Kunde > Fernverkauf und Ausfuhrlieferung eingegeben.

59. Werden bei Auslandsverkäufen das Land und dessen MwSt.-Rate in der Buchhaltungsdatei aufgelistet?

Ja, die Buchungszeilen enthalten zwei Zusatzinformationen, damit die korrekte MwSt. Rate und das Land gebucht werden kann:

60. Welche Buchungsschlüssel werden in der DATEV-Exportdatei bei EU, Nicht-EU Verkäufen generiert?

Die Buchungsschlüssel für Auslandsverkäufe die versandt werden, sind immer in der Ascend Exportdatei an DATEV enthalten. Unabhängig ob manuelle oder automatik Konten in DATEV verwendet werden.

• EU Fernverkauf - Buchungsschlüssel 240
• Innergemeinschaftliche Lieferung inkl. UstId - Buchungsschlüssel 231
• Nicht-EU - Buchungsschlüssel 173

Wenn Automatikkonten verwendet werden, müssen die EU und Nicht-EU Verkäufe immer manuell umgebucht werden. 
Tipp: Diese Buchungen werden bei jedem Import der Buchungstapel Vorgangsdaten Datei immer einen Fehler generieren. Es müssen alle Buchungen importiert werden.  

61. Ich nutze EMS als Webshop, was muss ich bei Auslandsverkäufen beachten?

Bestellungen von EMS können nicht über das Fernverkauf-Tool abgewickelt werden. Wenn du jedoch eine Bestellung hast, die über die Grenze geht, kannst du den Verkauf manuell in Ascend anlegen und über den Fernverkauf abwickeln. Die Warenrücklage von EMS sollte danach gelöscht werden.

62. Kann ich online Zahlungsarten (bspw. Paypal, Klarna etc.) einem Sammeldebitoren zuweisen?

Ja, du kannst ein einzelnes “Sammeldebitorenkonto” für Zahlungsarten zuweisen. Nur für «Kauf auf Rechnung» ist dies nicht erlaubt, da pro Rechnungskunde ein Debitorenkonto erstellt wird. 

63. Dürfen Auszahlungen an jedem Computer durchgeführt werden?

Nein, buche Auszahlungen nur an dem Ascend Arbeitsplatz, an dem der Kassenabschluss durchgeführt wird. Es ist möglich, dass du für alle Computer einen Arbeitsplatz (eine Kasse) verwendest. Dann können Auszahlungen überall gebucht werden. 

Bitte überprüfe, ob alle Computer auf die selbe Kasse/Arbeitsplatz eingestellt sind oder ob du mehr als einen Arbeitsplatz in Ascend eingerichtet hast. Pro PC kann angegeben werden auf welchen Arbeitsplatz gebucht werden soll. 
Tipp: Du siehst die Arbeitsplätze im Datenbank Explorer unter Filialen.

64. Welches Konto kann ich für Auszahlungen verwenden?

Ein Verrechnungskonto deiner Wahl.

65. Wo sehe ich den Kommentar der Auszahlungen?

Im Feld Zusatzinformation 11, welches in DATEV eingeblendet werden kann.

66. Warum haben Verkaufstransaktionen mehrere Buchungszeilen?

Die Granularität der Datei auf Zahlungs- und Verkaufsartikel-Ebene bietet:

• ein vollständigeres Bild der einzelnen Verkaufstransaktionen.
• eine bessere Unterstützung für gleichzeitige Nutzung mehrerer Zahlungsarten.
• eine bessere Unterstützung für unterschiedliche Steuersätze innerhalb einer einzigen Transaktion.
• eine bessere Handhabung von Teil-/Anzahlungszahlungen. 

67. Können die Einstellungen für den Buchhaltungsexport verändert werden?

Ja, jedoch nur in Absprache mit dem Buchhalter. Wir empfehlen, Änderungen nur nach Abschluss des letzten Geschäftsjahres und vor Beginn des neuen Jahres durchzuführen.

68. Kann ich die Kontonummer meines Verrechnungskonto Ascend oder Anzahlungen Verrechnungskontos ändern?

Wir raten dringend davon ab. Eine Änderung hat erhebliche Auswirkungen auf die Buchaltungsexporte.

69. Was muss ich beachten, bevor ich den ersten Export für den Kassenabschluss generiere?

Der Anfangsbestand in DATEV muss mit dem Anfangsbestand in Ascend übereinstimmen, damit der erste Export/Import  funktioniert.

Kontrollieren in Ascend unter Datenbank Explorer > Kassenabschlüsse, ob für alle Arbeitsplätze in allen Filialen ein Kassenabschluss gemacht wurde. Gehe dann zu DATEV und kontrolliere, ob die Angaben aus Ascend auch in DATEV hinterlegt sind. 

70. Wie kann ich den Export testen?

Die Übermittlung der Dateien kann in Ascend HQ getestet werden. 

1. Wähle die Exportdatei und den Standort aus.
2. Trage deine E-Mail-Adresse in das Feld E-Mail CC ein.
3. Trage die E-Mail-Adresse vom Steuerberater in das Feld E-Mail ein.
4. Wähle den Zeitraum und Uhrzeit aus.
5. Drücke die Schaltfläche "Übermittlung testen", um den Eingang der Exportdatei in deiner E-Mail Inbox zu prüfen.
6. Danach Speichern

71. Wo kann ich sehen, ob ein Export aus Ascend HQ nicht funktioniert hat?

Jeder Fehler wird per E-Mail an die E-Mail-Adressen die im automatischen Export angegeben wurden verschickt. 

72. Was muss ich tun, wenn ich einen falschen Export mit falscher Sachkontenlänge oder Kundennummer erzeugt habe?

• Vermeide den Import dieser Datei in DATEV, wenn die Datei bereits importiert wurde kann der gesamte Import löschen.
• Aktualisiere die Stammdaten und Kontenzuweisung in Ascend HQ-Einstellungen > Schnittstellen > Buchhaltung 
• Exportiere erneut die Buchungsstapel - Dateien, damit sie erneut in DATEV importiert werden können.

73. Was passiert, wenn ich nach Änderung der Stammdaten/Kontenzuweisung nochmals exportiere? 

Die Exportdateien enthalten die aktualisierten Konten.

74. Welche Fehler können beim Export auftreten?

• Fehlende Daten in der Ascend HQ Kontenzuweisung.
  • Der Steuerberater erhält eine E-Mail mit der Textdatei:  “Fehler_Buchungsstapel_Vorgangsdaten” - Bedi “”: 'Konto' erforderliche Eingabe notwendig"
     
• Keine Ascend Daten für den Auswertungszeitraum. Es liegt kein Kassenabschluss vor oder es sind zum gewählten Datumszeitraum keine Verkaufsdaten in Ascend.
  • Der Steuerberater erhält eine E-Mail mit der Textdatei: “Keine_Datensätze_Buchungsstapel_Vorgangsdaten”
  • Der Steuerberater erhält eine E-Mail mit der Textdatei:  “Keine_Datensätze_Buchungsstapel_Kassenabschluss” 
     
• Keine Ascend Rechnungskauf Kunden  für den Auswertungszeitraum:
  • Der Steuerberater erhält eine E-Mail mit der Textdatei:  “Keine_Datensätze_Debitoren_Stammdaten”
     
• Fehlende Debitorenkontonummer bei Kunden mit Rechnungskauf: 
  • Der Steuerberater erhält eine E-Mail mit der Textdatei:  “Konto fehlt...”
    • Zeigt die Ascend Kundennummer an die betroffen ist.
       
• Fataler Systemfehler: 
  • Der Steuerberater erhält eine E-Mail mit der Meldung : Etwas ist schiefgelaufen bei der Erstellung deiner Exportdatei(en). Bitte kontaktiere den Ascend-Support und gib folgende Infotmationen an." 
    • Referenz ID
    • Dealership ID, Location ID und Datum
       
• Fehlende Verkaufsdaten auf Ascend HQ Cloud Datenbank: 
  • Der Steuerberater erhält eine E-Mail mit der Meldung :  “Wir konnten deinen Export aufgrund fehlender Verkaufsdaten nicht bearbeiten. Bitte arbeite mit dem Ascend-Support zusammen, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Verkaufsdaten in der Cloud verfügbar sind."

75. Wo sehe ich, in der Datei, an welchem Arbeitsplatz ein falscher Kassenabschluss gemacht wurde?

Im Feld Zusatzinformation 9: Datum + Standort + Arbeitsplatz + Arbeitspl.ID.

Der Buchungstext beschreibt dir den jeweiligen Vorgang. Wie zum Beispiel “Auszahlung Kasse 1”, “Fehlbetrag Kasse 2”, “Barentnahme (Bank) Kasse Server” oder “Überschuss Werstatt”.

Hast du noch Fragen?

Mehr Informationen findest du auch in den folgenden Anleitungen: 

• Exportdatei: Buchungsstapel Vorangsdaten
• Exportdatei: Kassenabschlüsse
• Exportdatei: Debitoren (Kunden)
• Anleitung zur Stammdatenänderung in Ascend HQ

Hast du deinen Buchhaltungsexporte noch gar nicht eingerichtet?

1.  Schritt: Ascend vorbereiten
2.  Schritt: Vorbereitungen in DATEV
3.  Schritt: Einrichtung in Ascend HQ
4.  Schritt: Datei-Import & Abgleich

KB23-012