Du hast die DATEV-Exportdateien erhalten.

In der nachfolgenden Anleitung werden einige wichtige Punkte angesprochen, die vor dem ersten Import oder auch danach in DATEV zu beachten sind. Ebenfalls wird erklärt, welche Buchung speziell in der Übergangsphase oder bei Differenzen der neuen Exporte beachtet werden müssen.

Vor dem Import

Kassenkonto-Kassenabschluss

Der Anfangsbestand in DATEV muss mit dem Anfangsbestand in Ascend übereinstimmen, damit der erste Export/Import korrekt läuft. 
Kontaktiere deinen Mandanten, um mit ihm den Endbestand der Kasse in Ascend abzugleichen. 
Wichtig: Für jeden Kassen/Arbeitsplatz muss ein Kassenabschluss durchgeführt worden sein.

In Ascend: Datenbank Explorer > Kassenabschlüsse > im letzten Kassenabschluss das Feld “Endbestand ”

Import

Dateien mit der Stapelverarbeitung importieren

1. Debitorenstammdaten
2. Buchungsstapel Vorgangsdaten
3. Buchungsstapel Kassenabschluss

Belege über den Belegtransfer importieren

1. PDF-Belege (Über den Belegtransfer V. 5.31 oder frühere Version einlesen)
   1. Mandant anmelden
   2. Verzeichnis anlegen
   3. Ohne Belegtyp auswählen
   4. Von Downloads > …Belege.zip Datei kopieren
   5. …Belege.zip Datei ins Verzeichnis Dokumente > Belegtransfer > “Deine Mandantennr” > ohne Belegetyp rüberkopieren
   6. Im Belegtransfer “Alle Belege hochladen”

Fehler beim Import?

Debitorenstammdaten

Beim Import der Debitorenstammdaten kann ein Fehler auftreten, wenn in der E-Mail Adresse des Kunden ein leeres Zeichen vor oder nach der E-Mail Adresse ist. Nutze die SQL Abfrage um die Kunden E-Mail Adressen in Ascend zu bereinigen.

In Ascend: Auswertungen > Meine Auswertung:  DATEV Troubleshooting Debitoren - Stammdaten 

Buchungsstapel Vorgangsdaten

Übernehme alle Buchungszeilen in der Datei auch solche mit Fehlern!

Nach dem Import

1. Differenz im Verrechnungskonto Ascend beheben

Viele Buchungen gleichen sich erst im Folgemonat aus, da sie nach dem Einlesen in DATEV geprüft werden und Fehler in Ascend erst nach der Meldung des Steuerberaters korrigiert werden können. 
Tipp: Ein wöchentlicher Abgleich erlaubt es Fehler im laufenden Monat zu beheben.

Verrechnungskonto ausziffern, damit die Buchungen mit Differenzen sichtbar werden. 

Falls Umsatzerlöszeilen in der Datei fehlen müssen diese Verkäufe manuell in Ascend hochgeladen werden: (falls viele Verkäufe betroffen sind kann dies der Ascend Support übernehmen)

In Ascend:

1. Datenbankexplorer 
2. Verkäufe 
3. Rechte Maustaste auf Verkauf 
4. Mit Ascend HQ syncronisieren anklicken. 

Bitte ca. 30 Minuten warten bis erneut ein Export aus Ascend HQ gemacht wird!

2. Ausgeschlossene Zahlungen in DATEV buchen

Nach dem Import der Dateien müssen alle ausgeschlossenen Zahlungen wie Banküberweisung in DATEV gebucht werden. 
Wenn Fehler im Ascend Verrechnungskonto existieren, soll hier die indirekte Buchung über das Verrechnungskonto laufen.

3. Umbuchungen vornehmen

Nimm manuelle Umbuchungen für folgende Geschäftsfälle vor:

1. Differenzbesteuerung (Gebrauchträder) 
2. EU und Nicht-EU Verkäufe
3. Auszahlungen in deren respektiven MwSt. Konten (Fuhrpark, Gebäude, Besorgungen Nahrungsmittel, Versand)
4. Fehlbetrag vs. Überschuss 
5. Barentnahme Bank
6. Buchungen von Debitorenkonten die vor/im Auswertungszeitraum in der Einführungsphase der Exporte einer manuellen vorherigen Buchung zugeordnet werden müssen

Tipp: Für Punkte 03.-05. (Auszahlungen, Fehlbetrag/Überschuss und Barentnahme Bank in Ascend kann jeweils nur ein Konto hinterlegt werden. 
Diese müssen manuell vom jeweiligen Konto in DATEV umgebucht werden. 
Mit dem vorhandenen Buchungstext und den Zusatzinformationen zu den Kommentaren ist dies leicht möglich.

Troubleshooting:

Rundungsdifferenz ausbuchen

In DATEV werden alle Zahlungsbeträge einzeln gerundet, was in Fällen, in denen mehrere Zahlungen in einem Verkaufsvorgang vorliegen, zu Rundungsdifferenzen führen kann.

In Ascend: Verkauf in Ascend mit Zahlart Bar 500 Euro und Zahlart EC-Karte 2698,01 Euro.
In DATEV: Sollbuchung in DATEV Gesamtbetrag 2687,40 Euro 
vs. Haben Buchungen der Einzelbeträge 420,17 Euro + 2267,24 Euro (2687,41 Euro)

= Rundungsdifferenz 0,01 Euro

Überbezahlte Rechnungen ausbuchen

Es muss überprüft werden, ob es erforderlich ist, Banküberweisungen indirekt über das Verrechnungskonto "Ascend" zu buchen, um eine korrekte Ausgleichsbuchung vorzunehmen.

In Ascend wird im Rechnungsfenster ein höherer Betrag von 2000 Euro eingegeben als der geschuldete Rechnungsbetrag von 1900 Euro. Zusätzlich wird eine "Bar" -100 Euro Auszahlung gebucht.

In "DATEV" muss der überbezahlte Betrag von 100 Euro über das Verrechnungskonto auf das Debitorenkonto gebucht werden, um von dort aus eine Rücküberweisung vornehmen zu können.

Dazu wird in "Ascend" ein neuer Verkauf mit einem Betrag von +100 Euro in bar erstellt und als Gegenposten -100 Euro Banküberweisung gespeichert.

Eine Zahlung die in Ascend gelöscht wurde, ist trotzdem in der Exportdatei sichtbar 

In Ascend: Es muss geprüft werden, ob die betroffene Zahlung effektiv gelöscht wurde.
In DATEV:  Falls die Zahlung in Ascend gelöscht wurde, darf dieser Vorgang vom Verrechnungskonto ausgebucht werden.

Zahlung per Banküberweisung im Verkaufsfenster 

Wenn die Zahlungsart Banküberweisung im BuHa-Export ausgeschlossen wird aber im Transaktionsfenster direkt gebucht wurde, anstatt wie empfohlen im Rechnungskonto, erscheinen die entsprechenden Umsätze als Differenz auf dem Verrechnungskonto.

Die ausgeschlossene Zahlung wird in DATEV über das Verrechnungskonto "Ascend" und den zugehörigen Debitor umgebucht.

PDF-Export des Verrechnungskonto Ascend generieren

Wenn trotzdem noch Fehler sichtbar sind, kann das Kontoblatt des Verrechnungskontos "Ascend" als PDF exportiert werden. In der Druckvorschau unbedingt darauf achten, dass auch die ergänzenden Informationen eingeblendet werden

Zahlungskonten abgleichen

Vorab ist es wichtig zu überprüfen, ob fehlende Buchungen möglicherweise durch eine Einstellung in Ascend HQ verursacht wurden. Wenn eine Zahlungsart in Ascend HQ vom Export ausgeschlossen wird, werden die entsprechenden ausgleichenden Zahlungsbuchungen für die gebuchten Erlöse nicht exportiert. Die dadurch entstehende Differenz wird auf dem Verrechnungskonto sichtbar.

Umsatzübersicht SOLL 19% vs. DATEV Erlöskonto 19%

In der Vergangenheit wurde meist die Ascend Auswertung “Umsatzübersicht Soll” zum versteuern der Erlöse verwendet.
 

Ascend Exporte

Die neuen Exporte aus Ascend HQ buchen die Transaktionen erst auf die Erlöskonten, sobald der Verkauf endgültig abgeschlossen ist. Diese Regelung gilt für alle Transaktionen, einschließlich solcher mit Anzahlungen oder Anzahlungen (offene Verkäufe auf Rechnung), die den Gesamtbetrag der Transaktion überschreiten.
 

Umsatzübersicht Soll

Die "Umsatzübersicht Soll" bucht die Erlöse bereits bei Rechnungsstellung, unabhängig davon, ob der Verkauf bereits abgeschlossen ist oder nicht.

Vergleich 

Um einen Vergleich zwischen den beiden Auswertungen durchzuführen, sollten Transaktionen, die zum Zeitpunkt der Exportgenerierung aus Ascend HQ und Import in DATEV einen Rechnungskauf hatten und noch offen waren, vom Erlöskonto in DATEV abgezogen werden.

Konto Anzahlungen (offene Verkäufe auf Rechnung)

Um die betroffenen offenen Transaktionen mit Rechnungskauf in DATEV zu sehen öffnet das Kontoblatt vom Verrechnungskonto Anzahlungen (Offene Verkäufe auf Rechnung). 

Konto Anzahlungen 

Wenn der Saldo des Kontos "Anzahlungen (offene Verkäufe auf Rechnung)" nicht mit der erwarteten Differenz übereinstimmt, können Transaktionen gefunden werden, bei denen vor der Exportgenerierung noch offene Rechnungskauf-Transaktionen existierten und bereits ein Zahlungseingang per Banküberweisung oder anderer Zahlungsmethode im Ascend Rechnungskonto gebucht wurde.

Diese Transaktionen können ermittelt werden, indem man die beiden Kontenblätter "Anzahlungen" und "Anzahlungen (offene Verkäufe auf Rechnung)" miteinander vergleicht und nach dem gleichen Betrag und der gleichen Rechnungsnummer in beiden Konten sucht.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Export bei Zahlung im Rechnungskonto Ascend (auch bei offener Transaktion) den Betrag von "Anzahlungen (offene Verkäufe auf Rechnung)" auf das Konto "Anzahlungen" umbucht.

Durch den Abgleich der Erlöse mit den beiden oben beschriebenen Konten kann eine vollständige Erklärung für etwaige Differenzen gefunden werden.

SQL Auswertung: 1. DATEV Troubleshooting Umsatzübersicht

Zur Erleichterung des Abgleichs hat dein Mandant eine spezielle Auswertung in seinem Ascend gespeichert. Diese Auswertung listet die Transaktionen auf, die den oben beschriebenen Kriterien entsprechen.

In Ascend: Auswertungen > Meine Auswertung: 1. DATEV Troubleshooting Umsatzübersicht
 

Beispiel der Berechnung:

SQL Auswertung: DATEV Troubleshooting Anzahlungen 

Dein Mandant hat in seinem Ascend zwei zusätzliche Auswertungen für die Anzahlungen erstellt, um die Nachverfolgung der Zahlungen auf dem Anzahlungskonto zu ermöglichen. Diese Auswertungen enthalten nur Zahlungsbeträge, die direkt im Verkaufsfenster für offene Verkäufe getätigt wurden. Zahlungen im Rechnungsfenster sind nicht in diese Auswertungen einbezogen, da sie bereits in der SQL-Auswertung "DATEV Troubleshooting Umsatzübersicht" abgedeckt sind.

In Ascend: Auswertungen > Meine Auswertung: 

2. DATEV Troubleshooting Anzahlungen im Auswertungszeitraum

3. DATEV Troubleshooting Anzahlung vor Auswertungsszeitraum

Um die Importe der Dateien in DATEV vorzunehmen verwende bitte die Anleitung Schritt 4: Datei-Import & Abgleich.

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