Su tienda debe planificar un recuento físico del inventario completo una vez al año. Se contabilizan todos los productos vendibles, independientemente de su ubicación (por ejemplo, sala de ventas, existencias remanentes, almacén, etc.). Los recuentos del inventario físico se realizan por sección de la tienda, no por categoría. Este método garantiza que no se pierda ningún producto durante el recuento.

Mientras su tienda está cerrada para un recuento de inventario físico:

• No permita que los clientes entreguen productos para órdenes de trabajo o devoluciones.
• No procese ventas, reservas u órdenes de trabajo.
• Escanee todos los productos actualmente a la venta (en la sala de ventas o en el almacén).
• No escanear:
  1. Artículos en operaciones de aplazamiento.
  2. Elementos de las transacciones de órdenes de trabajo.
  3. Pedidos no recibidos.
  4. Artículos no inventariables (por ejemplo, hardware diverso para reparaciones).
  5. (minoristas de varias tiendas) Partidas pendientes de transferir.

Un mes antes

Al menos con un mes de antelación, debería elegir un día para el inventario completo de la tienda. A la hora de elegir la fecha, ten en cuenta lo siguiente:

1. Prevea que el recuento del inventario físico le llevará un día entero y programe a sus empleados en consecuencia.
2. Elija un día para el inventario completo de la tienda. La tienda tiene que estar cerrada a los clientes durante su inventario. Esto es fundamental para ayudarle a mantener cifras exactas de los productos escaneados o contados físicamente. También evita que te distraigas cada dos por tres con las preguntas de los clientes.
   Nota
   Cierra el día más lento de la semana. Utilice el informe Ventas > Ventas por día de la semana de Ascend para ayudarle a determinar el mejor día para el cierre.

Informe a sus empleados y clientes de la fecha de recuento de existencias. Pon la fecha en un lugar destacado. Actualiza tus cuentas en las redes sociales, envía uno o dos correos electrónicos, coloca carteles en la tienda y por la ciudad, compra vallas publicitarias, ¡alquila aviones! Haz lo necesario para que todo el mundo sepa cuándo vas a cerrar.

Reduzca su inventario en la medida de lo posible. Pida sólo los productos necesarios. Utilice el informe Inventario > Inventario antiguo por fecha para ver una lista de los productos que no se están vendiendo. Muchos minoristas aprovechan este momento para crear una Promoción de ventas para los artículos más antiguos.

Familiarice a su personal con el proceso completo que debe seguirse en la fecha real del recuento del inventario. Lea nuestros artículos de la base de conocimientos.

Audite las etiquetas de sus productos(véase ¿Cómo funciona una auditoría de etiquetas?) Si tiene tiempo libre, puede hacer que un miembro del personal trabaje en ello. Entrégueles un escáner y pídales que empiecen a escanear objetos. Asegúrate de que reciben todos "buenos pitidos". Los "buenos pitidos" deberían mostrar la información correcta sobre el producto en la pantalla del escáner, incluidos el precio y la referencia correctos.

Si están recibiendo "pitidos malos", aborda el problema y consigue una nueva etiqueta para el producto. Si lo hace con antelación, ahorrará tiempo el día del inventario y reducirá al mínimo los artículos que no se escanean.

Una semana antes

• Ejecute la utilidad Eliminar Productos Duplicados en Tienda en Herramientas > Funciones Avanzadas de Base de Datos en Ascend. La resolución de SKU y UPC duplicados garantiza que cada producto de su tienda esté etiquetado con un SKU o UPC único.

Nota

Los productos duplicados no pueden conciliarse en su sistema. Resuelva estos problemas con antelación para minimizar el tiempo dedicado a resolver los problemas de los productos el día del inventario.

• Utilice la utilidad Mapeador de categorías para tratar los productos actualmente en inventario que no están asignados a una categoría.
• Ejecute también el informe Informes > Inventario con coste superior al PVP: y corrija los productos configurados con un coste no válido.
• Obtenga sus suministros de inventario:
  1. Cinta de pintor para marcar las secciones de la tienda (es importante que adquiera específicamente cinta de pintor. No querrá dividir permanentemente su superficie de venta por accidente),
  2. Papel en el que puedes imprimir los números de sección,
  3. Rotuladores, bolígrafos o lápices para poner las iniciales en las secciones cumplimentadas,
  4. y cajas u otros contenedores para guardar los artículos "bad beep" (artículos no reconocidos por los escáneres de inventario).
• Asigne las funciones que asumirán los empleados en la fecha de inventario.
  1. Investigador(es) del producto
     1. Añade el producto que falta a Ascend.
     2. Reetiqueta los productos que no pueden escanearse.
     3. Investiga las discrepancias en el recuento.
  2. Inventario Persona Punto
     1. Preparación del escáner de inventario.
     2. Guarda los archivos escaneados en el ordenador.
     3. Reconcilia el recuento con Ascend (aceptando el recuento final)
     4. Su persona de contacto debe sentirse muy cómoda con Ascend.
        Nota
        En el caso de los minoristas con varias tiendas, si es posible, asigne a una sola persona para que se encargue del inventario en todos los establecimientos, a fin de que todo vaya sobre ruedas (¡y de forma coherente!) en todas las tiendas.
  3. Contadores
     1. Cuenta físicamente los artículos.
     2. Realiza un seguimiento de las secciones completadas.
  4. Escáneres
     1. Escanea los productos con los escáneres de inventario.
• Asegúrese de que los empleados tienen los permisos de usuario adecuados para sus funciones. Artículo: Todo sobre los permisos de usuario de Ascend 
• Considere la posibilidad de realizar un recuento previo de grandes cantidades de piezas pequeñas que se venden con muy poca frecuencia (por ejemplo, radios, cartuchos de CO2, rodamientos) utilizando una balanza de alta calidad. Nota: Etiquete claramente el producto precontado como tal. Si algún producto precontado se vende antes de su inventario, asegúrese de que la cantidad etiquetada se actualiza en consecuencia.
  1. Pesa un artículo. Anota el peso.
  2. Pesa todos los artículos. Anota el peso.
  3. Si se pesan artículos en un contenedor, pese el contenedor vacío. Anota el peso.
  4. Si es necesario, reste el peso registrado del contenedor del peso registrado de todos los artículos. Anota el peso ajustado.
  5. Divida el peso ajustado de todos los artículos por el peso de un artículo, por ejemplo: 100 (todos los artículos) dividido por 25 (un solo artículo) es igual a 4 (cantidad de todos los artículos).
  6. Registre la cantidad calculada.

Dos días antes

• Cree un Evento de Inventario para su evento en el Centro de Inventario en Ascend. 
• Cargue completamente el escáner de inventario y, si dispone de ellas, las baterías de repuesto. Comprueba el indicador de duración de la batería en el dispositivo.
• Completar cualquier elemento de garantía pendiente. Artículo: Garantizar un artículo 
• Asegúrese de que los Layaways u Órdenes de Trabajo con artículos que han salido de su tienda se convierten en ventas finalizadas. Artículo: Crear un aplazamiento
• Deje de recibir pedidos y ponga en cuarentena cualquier producto nuevo hasta que haya completado su inventario.
• Los minoristas con varias tiendas también deben asegurarse de verificar todas las transferencias pendientesy detener las transferencias entre tiendas hasta que finalice el recuento del inventario físico. Artículo: Transfiera productos entre varias tiendas 

Un día antes

• Si está utilizando escáneres de inventario Unitech EA520 o EA500 Plus, puede configurar los escáneres con su Evento de inventario hoy (para ahorrar tiempo mañana si hay algún problema de conexión a través de su red WiFi).
• Si utiliza escáneres MC2180 para su inventario, cree una carpeta específica para almacenar los archivos de recuento del inventario físico.
  1. En el Escritorio de Windows, haga clic con el botón derecho del ratón en un área vacía.
  2. En el menú que aparece, seleccione Nuevo > Carpeta.
  3. Introduzca un nombre descriptivo, por ejemplo Inventario físico - <YYYY>.
  4. En el teclado, pulse Intro.
• Si utiliza un escáner de inventario MC2180 o MC1000, compruebe que hay instalada una tarjeta de memoria SD en el escáner de inventario:
  1. Modelo MC1000: Sólo 2 GB de serie.
  2. Modelo MC2180: MicroSD de hasta 32 GB.
• Organice los productos para facilitar su escaneado.
  1. Etiquetar contenedores y expositores. O bien, coloque estos artículos en cajas con códigos de barras escaneables.
  2. Mueva los objetos difíciles de alcanzar a los que estén al alcance de la mano.
  3. Gire los artículos de modo que los códigos de barras miren al frente.
• Con cinta de pintor, divida su tienda en pequeñas zonas para escanearlas. Asegúrese de dividir la tienda en secciones que puedan escanearse fácilmente. Recomendamos que las secciones sean pequeñas; no más de 50 o 75 artículos como máximo. Al dividir las estanterías y la sala de ventas con números de sección, recuerde escribir cualquier nota especial sobre esa sección en el número de sección (por ejemplo: incluir artículos en el maniquí). Para más detalles y consejos, consulte el artículo Seccionar la tienda para un inventario completo de la tienda.
  Nota: En nuestro sitio web encontrará hojas imprimibles de números de sección, que incluyen códigos de barras para cambiar rápidamente de sección en el escáner de inventario Unitech EA500 Plus (www.ascendrms.com).

Nota

Una tienda media tiene más de 150 secciones.

• Designe su caja/zona para los "bad beep" o artículos misteriosos que no escanean.
• Ahora haga una copia de su base de datos Ascend ejecutando una copia de seguridad desde su máquina servidor. Artículo: Consejos para mantener mi sistema protegido 

Recursos adicionales:

KB22-112