Kundengruppen anlegen per SQL-Abfrage

In diesem Artikel erfährst du, wie du mit Hilfe einer SQL-Abfrage grosse Mengen von E-Mail-Adressen aus Ascend exportierst und diese anschliessend in handliche Kundengruppen (Batches zu je 1000 Adressen) einteilst. So kannst du gezielte E-Mail-Kampagnen versenden, ohne die Empfängerlimits deines Mail-Anbieters zu überschreiten.

Inhaltsverzeichnis

1. SQL-Abfrage ausführen und exportieren
2. E-Mail-Adressen in Excel filtern
3. Kundengruppe in Ascend anlegen
4. Mitglieder per E-Mail zuweisen
5. E-Mail an Kundengruppe versenden

1. SQL-Abfrage ausführen und exportieren

Zuerst werden alle E-Mail-Adressen per SQL-Abfrage abgerufen und in Batches zu je 1000 Einträgen gruppiert.

Schritt 1:  Öffne in Ascend das Modul Auswertungen. Wähle im linken Navigationsbaum unter „Meine Auswertungen" die gewünschte SQL-Auswertung aus (im Beispiel blau markiert). Klicke anschliessend in der oberen Symbolleiste auf den Button SQL-Abfrage, um die Abfrage zu öffnen.

Schritt 2:  Im SQL-Query-Fenster wird der SQL-Code angezeigt. Die Abfrage gibt alle E-Mail-Adressen mit Erstellungsdatum zurück und vergibt eine fortlaufende Batch-Nummer (jeweils 1000Adressen pro Batch).

WITH Deduped AS (
    SELECT
        Email,
        MAX(DateCreated) AS DateCreated
    FROM Customers
    WHERE Email IS NOT NULL
      AND Email <> ''
      AND MailList = 1
      AND Hide = 0
    GROUP BY Email
)
SELECT
    Email + ';' AS Email,
    DateCreated AS 'Erstellt am',
    ((ROW_NUMBER() OVER (ORDER BY DateCreated DESC) - 1) / 1000) + 1 AS Batch
FROM Deduped; 

Klicke auf Ausführen, um die Abfrage zu starten. 

Schritt 3:  Nach Ausführung erscheinen die Ergebnisse. Klicke auf Exportieren und wähle als Format .csv oder .xlsx. Öffne die exportierte Datei anschliessend in Excel.

2. E-Mail-Adressen in Excel filtern

In Excel werden nun die E-Mail-Adressen des gewünschten Batches herausgefiltert und in die Zwischenablage kopiert.

Schritt 4:  Klicke in der Spalte „Batch" auf den Filter-Pfeil, um das Filtermenü zu öffnen. Entferne den Haken bei „(Alles auswählen)" und setze den Haken nur beim gewünschten Batch (z.B. „1"). Bestätige mit OK.

Schritt 5:  Markiere nun alle gefilterten E-Mail-Adressen in Spalte A und kopiere sie mit Strg + C in die Zwischenablage. In der Statusleiste unten wird die Anzahl der markierten Zellen angezeigt (z.B. „Anzahl: 1000").

💡 Tipp:  Durch das Semikolon (;) am Ende jeder E-Mail-Adresse (siehe SQL-Abfrage) werden die Adressen später in Ascend automatisch als separate Einträge erkannt.

3. Kundengruppe in Ascend anlegen

Nun wird im Datenbank-Explorer eine neue Kundengruppe angelegt, der die Adressen zugeordnet werden.

Schritt 6:  Öffne den DB Explorer über die gleichnamige Kachel auf dem Ascend-Desktop.

Schritt 7:  Wähle im linken Navigationsbaum den Eintrag „Kundengruppen" (blau markiert). Klicke auf Hinzufügen in der Symbolleiste. Im Dialogfenster „Kundengruppe":

Name: z.B. „Frühlingsfest Kommunikation Batch 1"

Startdatum: aktuelles Datum

Kein Enddatum: Häkchen setzen (optional)

Bestätige mit Speichern.

⚠️ Hinweis zur Namensgebung:  Verwende einen eindeutigen, sprechenden Namen inklusive Batch-Nummer (z.B. „Frühlingsfest Kommunikation Batch 1"). So behältst du bei mehreren Batches den Überblick und kannst die Gruppen später leicht wiederfinden. 

4. Mitglieder per E-Mail zuweisen

Die zuvor kopierten E-Mail-Adressen werden der neuen Kundengruppe als Mitglieder zugeordnet.

Schritt 8:  Öffne die neu angelegte Kundengruppe und wechsle im Dialogfenster „Mitglied auswählen" auf den Tab Kundensuche E-Mail. Füge die zuvor kopierten E-Mail-Adressen mit Strg + V in das Textfeld ein. Die Adressen können durch Komma oder Zeilenumbruch getrennt sein. Klicke auf Mitglieder hinzufügen, um die Zuordnung vorzunehmen. Ascend sucht jetzt die zu den E-Mail-Adressen passenden Kundendatensätze. Bestätige anschliessend mit Speichern.

5. E-Mail an Kundengruppe versenden

Zum Abschluss prüfst du die zugeordneten Mitglieder und versendest die E-Mail-Kampagne.

Schritt 9:  Im unteren Bereich des Datenbank-Explorers werden nun alle zugeordneten Mitglieder der Kundengruppe angezeigt – inklusive Nachname, Vorname, Firma, Telefon und E-Mail-Adresse. Klicke auf den Button E-Mail in der Symbolleiste, um eine E-Mail an alle Mitglieder der Kundengruppe zu versenden.

✅ Fertig!  Wiederhole die Schritte für jeden weiteren Batch (Batch 2, Batch 3 usw.), bis alle Adressen in Kundengruppen organisiert sind. Achte darauf, dass jede Gruppe maximal 1000 Empfänger enthält, um Limits deines Mail-Anbieters einzuhalten.