Kompatibilität & Grundlagen

1. Mit welcher Software sind die Ascend DATEV-Exporte kompatibel?

• DATEV Rechnungswesen (alle Versionen)
• LEXoffice & LEXware
• BMD Rechnungswesen-Software
• Sage50 & Sage100
• Bexio
• Banana
• Taxpool-Buchhalter Mini

Ist eure Buchhaltungssoftware nicht aufgeführt? Fragt euren Steuerberater, ob er einen DATEV-Import einlesen kann.
Unsere Exporte sind in Deutschland, Österreich und der Schweiz nutzbar.

2. Welche Exportdateien können aus Ascend HQ an DATEV generiert werden?

• Verkäufe: Exportdatei Buchungsstapel – Vorgangsdaten
• Kassenabschluss (inkl. Ein-/Auszahlungen): Exportdatei Buchungsstapel – Kassenabschluss
• Debitoren-Stammdaten: Kunden mit Rechnungskauf oder Kundenguthaben
• PDF-Beleg zur Verkaufstransaktion im Buchungsstapel – Vorgangsdaten
• Nicht enthalten: Kreditoren („Lieferanten“) und Wareneingang. Diese werden weiterhin separat verwaltet.

3. Muss ich für alle meine Filialen den Buchhaltungsexport nutzen?
Nein. Du entscheidest, für welche Filialen der Export eingerichtet wird.

4. Sind die DATEV-Exporte automatisch und wohin kann ich sie exportieren?
Ja. Exporte können für jeden Zeitraum automatisch an bis zu zwei E-Mail-Adressen gleichzeitig gesendet werden.
Hinweis: Der frühestmögliche Auswertungszeitraum ist Mai 2023.

Export & Import-Prozess

5. Können die Exporte automatisch in DATEV importiert werden?
Nein. Die Exportdateien müssen manuell in DATEV eingelesen werden. Nur der Versand aus Ascend HQ ist automatisiert.

6. Muss der Server eingeschaltet sein, damit die DATEV-Exporte generiert werden können?
Nein. Exporte werden aus der Ascend HQ Cloud-Datenbank generiert.

7. Müssen die Exportdateien aufbewahrt werden?
Ja. Mindestens zwei Steuerjahre, besser bis nach der Steuerprüfung.
In Ascend selbst werden keine Dateien gespeichert.

8. Um welche Uhrzeit sollten die automatischen Ascend HQ-Exporte verschickt werden?
Am besten nachts oder früh morgens vor Ladenöffnung.
Hinweis: Es kann bis zu 1 Stunde dauern, bis Daten aus Ascend in die Cloud synchronisiert sind.

9. Können die Exporte zu verschiedenen Zeitpunkten ausgeführt werden?
Nein. Alle Exporte müssen für denselben Zeitraum und Zeitpunkt erfolgen, um Differenzen zwischen den Dateien zu vermeiden.

10. Wie lange dauert es, bis die DATEV-Exporte beim Empfänger ankommen?
Bis zu 15 Minuten. Abhängig von Datenvolumen und Dateigröße.

• CSV-Dateien: direkt als E-Mail-Anhang
• PDF-Belege: per Download-Link

Achtung: Wenn die maximale Anhangsgröße überschritten wird (z. B. bei großen Zeiträumen oder vielen Filialen), kann der Versand fehlschlagen.

11. Was muss beachtet werden, bevor der erste Export für den Kassenabschluss generiert wird?

• Der Anfangsbestand in DATEV muss mit Ascend übereinstimmen.
• Prüfen in Ascend unter: Datenbank Explorer > Kassenabschlüsse.
• Alle Arbeitsplätze mit Barzahlungen müssen mindestens einen Kassenabschluss haben (0 € möglich).

12. Kann ich die Buchhaltungsdateien nach dem Export bearbeiten?
Nein. Exportdateien dürfen nicht geöffnet oder verändert werden.

• Fehler müssen in Ascend oder DATEV behoben werden.
• Korrekturen gleichen sich meist im Folgemonat aus.
  Tipp: Wöchentlicher Abgleich ermöglicht schnellere Fehlerkorrekturen.

13. In welcher Reihenfolge müssen die Exporte in DATEV eingelesen werden?

1. Debitoren-Stammdaten
2. Buchungsstapel Vorgangsdaten
3. Buchungsstapel Kassenabschluss
4. PDF-Belege

14. Darf die Exportdatei mehrfach in DATEV eingelesen werden?
Nein. Das führt zu Doppelbuchungen.
Korrekturen werden automatisch im nächsten Export gebucht.

15. Welche Änderungen in Ascend wirken sich auf die Exporte aus?

• Änderungen an Hauptwarengruppen
• Änderungen an Zahlungsarten
  In beiden Fällen müssen die Konten in Ascend HQ und DATEV angepasst werden.

16. Welche Buchungsweise wird unterstützt?

• Manuelle Konten
• Automatikkonten

Ascend HQ nutzt den indirekten Buchungsansatz.

• Für Onlineshops werden manuelle Konten empfohlen (EU-/Nicht-EU-Sätze automatisch korrekt).
• Bei Automatikkonten müssen EU-/Nicht-EU-Verkäufe manuell umgebucht werden.

17. Was ist der Unterschied zwischen Automatik- und manuellen Konten?

• Manuelle Konten: Ascend fügt automatisch Steuerbuchungsschlüssel für alle Umsatzarten hinzu (z. B. 19 %, 7 %, EU B2C, EU B2B, Nicht-EU). Beim Import stimmen Ascend, DATEV und Signaturanbieter überein.
• Automatikkonten: Nur Inlandsumsätze werden korrekt verarbeitet. EU-/Nicht-EU-Verkäufe müssen manuell umgebucht werden.

18. Unterscheidet sich die Exportdatei bei IST- oder SOLL-Versteuerung?
Nein. Die Versteuerungsart hat keinen Einfluss auf die Exportdateien. Umsätze werden erst gebucht, wenn Verkäufe in Ascend abgeschlossen sind.

19. Welche Konten werden für IST- oder SOLL-Versteuerung empfohlen?

• IST-Besteuerung: Geldtransit-Konten und Konto F1000 Kasse Geldkonto für korrekte Steuerlogik.
• SOLL-Besteuerung: Verrechnungskonto Gewinnermittlung (nicht ergebniswirksam). Bei offenen Rechnungskäufen Konto „Verrechnung erhaltene Anzahlung“.

Empfohlene SKR03 -Konten siehe Tabelle.

Empfohlene Konten SKR04 -Konten siehe Tabelle.

20. Können Daten vom Export ausgeschlossen werden?
Ja, es ist möglich, einzelne Zahlungsarten vom Export auszuschließen.

Zahlungsarten & Auszahlungen

21. Welche Zahlungen sind in der Exportdatei enthalten?
Alle Zahlungsarten, bei denen in Ascend HQ in den Kontenzuweisungen der Haken bei „Exportieren“ gesetzt wurde.

22. Kann ich Zahlungsarten aus der Exportdatei ausschließen?
Ja. In Ascend HQ kann pro Zahlungsart festgelegt werden, ob sie exportiert werden soll.
Das ist sinnvoll, wenn bestimmte Zahlungen (z. B. Banküberweisung) direkt in DATEV gebucht oder über den Kontomanager importiert werden.

23. Warum sollte ich Zahlungsarten ausschließen?
Damit keine Doppelbuchungen entstehen. Wenn Zahlungen bereits direkt in DATEV erfasst werden (z. B. Banküberweisungen via Kontomanager), sollten sie vom Ascend-Export ausgeschlossen werden.

24. Was ist zu beachten, wenn Zahlungsarten ausgeschlossen werden?

• In DATEV: Manuelle Buchungen müssen über das Verrechnungskonto „Ascend“ gebucht werden. Ascend HQ nutzt den indirekten Buchungsansatz.
• In Ascend: Zahlungsarten wie Banküberweisung müssen im Rechnungskonto manuell gebucht werden. Diese sollten nicht direkt im Verkaufsfenster genutzt werden, sondern immer über „Kauf auf Rechnung“.

25. Soll ich Zahlungen in Ascend verbuchen, die vom Export ausgeschlossen sind?
Ja. Auch wenn sie in DATEV manuell gebucht werden, müssen sie in Ascend erfasst sein, damit beide Systeme übereinstimmen.

26. Muss ich etwas tun, wenn ich in Ascend eine neue Zahlungsart hinzufüge?
Ja. Jede neue Zahlungsart benötigt eine Kontenzuweisung in Ascend HQ und ein passendes Konto in DATEV.

27. Was passiert, wenn ich die neue Zahlungsart nicht eintrage?
Der Export erzeugt einen Fehler und schlägt fehl.
Fehlermeldung: „Fehler_Buchungsstapel_Vorgangsdaten – Konto erforderlich“.

28. Dürfen manuelle Buchungen in DATEV vorgenommen werden?
Ja. Manuelle Buchungen sind möglich, z. B. für Transaktionen, die nicht in Ascend erfasst wurden (z. B. externe Banküberweisungen).
Steuerberater können solche Buchungen in der „Direktbuchungsmethode“ erfassen, solange sie das Verrechnungskonto „Ascend“ und die Anzahlungskonten korrekt verwenden.

29. Dürfen manuelle Korrekturen direkt in DATEV vorgenommen werden?
Grundsätzlich sollten Korrekturen in Ascend erfolgen. Nur so stimmen Ascend- und DATEV-Daten überein.
Direkte DATEV-Korrekturen sind möglich bei:

• Buchungsschlüssel
• Buchungstext
• EU-/Nicht-EU-Fernverkäufen
• Gebrauchträdern
• Überbezahlten Rechnungen
• Rundungsdifferenzen
• Umbuchungen von Anzahlungen
• Zahlungsarten, die im Export ausgeschlossen sind

30. Was passiert, wenn mein Steuerberater in DATEV korrigiert, ich aber nicht in Ascend?
Die Daten weichen auseinander. Das kann bei einer Prüfung Probleme verursachen.

31. Was muss regelmäßig kontrolliert werden, damit Exporte sauber funktionieren?

• Zahlungen: Alle Zahlungen müssen zeitnah und korrekt in Ascend erfasst werden.
• Offene Aufträge: Warenrücklagen, Werkstattaufträge und offene Rechnungen regelmäßig prüfen und abschließen.

Achtung: „Kauf auf Rechnung“ darf erst genutzt werden, wenn alle Produkte übergeben wurden.

• Kassenabschlüsse: Tägliche Durchführung notwendig, inklusive Aus- und Einzahlungen.
  • Fehlbeträge und Überschüsse müssen ausgewiesen sein.
  • Barentnahmen müssen erfasst werden.
• Abgleich: Regelmäßige Prüfung der Bankauszüge gegen Ascend-Daten.

Konten & Besteuerung

32. Werden DATEV-Steuerbuchungsschlüssel in den Exporten berücksichtigt?
Ja, wenn manuelle Konten gewählt wurden. Ascend fügt automatisch die passenden Steuerbuchungsschlüssel hinzu.

33. Warum enthält die Datei „Buchungsstapel Kassenabschluss“ einen Direkt-Buchungsansatz?
Weil diese Datei keine komplexen Verkäufe enthält, sondern nur reine Kassenbewegungen (Einzahlungen, Auszahlungen, Barentnahmen).

Debitoren & Kunden

34. Darf ich für Rechnungskäufe Sammeldebitorenkonten nutzen?
Nein. Jeder Kunde mit Rechnungskauf erhält ein eigenes Debitorenkonto.

35. Was, wenn mein Sammeldebitorenkonto in Ascend hinterlegt ist?
Das ist erlaubt. Ascend stellt sicher, dass diese Sammeldebitorennummer nicht für Einzelkunden in der Debitorendatei verwendet wird.

36. Wie werden Debitorenkonten generiert?

• Für Kunden mit Rechnungskauf oder Kundenguthaben erstellt Ascend ein Debitorenkonto.
• In der Debitoren-Stammdatendatei wird die Ascend-Kundennummer zusätzlich im Feld „Indiv. Feld 1“ gespeichert.

37. Warum hat Ascend andere Kundennummern als DATEV?

• Ascend: Jeder Kunde erhält automatisch eine Kundennummer (z. B. BER00000979).
• DATEV: Debitorenkonten werden nur erstellt, wenn ein Rechnungskauf oder Kundenguthaben gebucht wird. Sie liegen in einem definierten Nummernkreis (z. B. 10000–69999).

38. Kann ich die DATEV-Debitorennummer in Ascend sehen?
Nein. Sie ist nur in der Exportdatei enthalten.

39. Wo finde ich die Ascend-Kundennummer in DATEV?
In der Spalte „Indiv. Feld 1“ der Debitoren-Importdatei.
In DATEV: Rechtsklick auf Spaltenüberschrift > Einstellungen > Spalten einblenden: Indiv. Feld 1.

40. Was tun, wenn die Debitorennummern (10000–69999) in DATEV ausgeschöpft sind?

• Die Sachkontenlänge in Ascend HQ und DATEV muss erhöht werden.
• Bestehende Nummern werden verlängert (z. B. mit zusätzlichen Nullen).
• Neue Nummern werden in freien Bereichen des erweiterten Nummernkreises erstellt.

41. Was passiert, wenn in Ascend ein Kunde verändert wurde?
Wenn Kundendaten in Ascend geändert werden und der Kunde in DATEV ein Debitorenkonto mit derselben Nummer hat, werden die Daten in DATEV beim nächsten Import aktualisiert.

42. Passiert etwas, wenn ich im Kundenkonto den Status „Kauf auf Rechnung“ auf „geschlossen“ setze?

• Nein, in DATEV werden keine Kundennummern gelöscht.
• Es werden nur Kunden exportiert, die im Auswertungszeitraum einen Rechnungskauf oder eine Rechnungszahlung hatten.
• Das Rechnungskonto beim Kunden sollte immer geschlossen werden, damit offene Posten besser nachvollziehbar bleiben.

43. Was passiert, wenn ich die Adresse eines bestehenden Kunden ändere?
Die Änderung wird in der nächsten Debitorendatei exportiert und nach Import in DATEV aktualisiert.

44. Welche Verkäufe werden auf Debitorenkonten gebucht?

• Rechnungskäufe
• Gutschriften (z. B. Überzahlungen)
• Kundenguthaben

Hinweise:

• Für Banküberweisungen ist der Steuerberater zuständig (Import in DATEV).
• Banküberweisungen müssen im Ascend-Rechnungskonto manuell gebucht werden.
• Offene Rechnungskäufe werden über das Anzahlungskonto geführt.

45. Wann wird bei „Kauf auf Rechnung“ der Erlös gebucht?
Erst wenn die Verkaufstransaktion abgeschlossen ist.

46. Wie ist der empfohlene Prozess für Rechnungskäufe?

• Rechnung immer über den Gesamtbetrag der Transaktion erstellen.
• „Kauf auf Rechnung“ erst auswählen, wenn alle Produkte übergeben wurden.
• Hintergrund: Eine Rechnung für noch nicht erbrachte Leistungen ist unzulässig.

47. Was passiert, wenn nur ein Teilbetrag als „Kauf auf Rechnung“ gebucht wird?

• Es wird kein Erlös gebucht.
• Der Teilbetrag wird als Anzahlung im Konto „Offene Verkäufe auf Rechnung“ geführt.
• Das Debitorenkonto des Kunden wird mit diesem Teilbetrag belastet.
• Erst beim Abschluss der Transaktion werden Erlöse gebucht.

48. Wie buche ich eine überbezahlte Rechnung in Ascend?

• Empfehlung: Keine höheren Beträge als den Rechnungsbetrag eintragen.
• Rückerstattung sollte der Steuerberater direkt veranlassen.
• Falls dennoch zu viel eingetragen wurde:
  • Bar Wechselgeld: Exportiert, landet auf Verrechnungskonto Ascend. Muss manuell gegengebucht werden.
  • Gutschrift Kundenkonto: Standardmäßig deaktiviert, wird bei ausgeschlossenen Zahlungsarten nicht exportiert.

49. Was passiert, wenn mehrere Rechnungen gleichzeitig mit einem Gesamtbetrag bezahlt werden?

• Der Gesamtbetrag wird dem Debitorenkonto gutgeschrieben.
• Zuweisung erfolgt automatisch an die älteste Rechnung (niedrigste Rechnungsnummer).
• Der Saldo des Debitorenkontos bleibt korrekt.

50. Können Bestellartikel und Mitnahmeartikel in einer Transaktion erfasst werden?

• Empfehlung: Bestellartikel separat erfassen.
• Hintergrund: Wenn sie zusammen gebucht werden, gilt die Transaktion als offen → Zahlung wird als Anzahlung verbucht.
• Bereits bezahlte Mitnahmeartikel erscheinen erst als Erlöse, wenn die gesamte Transaktion abgeschlossen ist.

Sonderfälle & Artikel

51. Wie werden Gebrauchträder behandelt?

• Gebrauchträder werden mit 0 % MwSt. erfasst.
• Eine Differenzbesteuerung wird nicht abgebildet.
• Steuerberater muss in DATEV umbuchen.

52. Wie werden Gutscheine behandelt?

• Mehrzweckgutscheine: In Ascend mit 0 % Automatik hinterlegt. Bei manuellen Konten wird der passende Buchungsschlüssel exportiert.
• Einzweckgutscheine: MwSt. ist im Artikel definiert und wird so exportiert.

53. Wie werden Anzahlungen behandelt?

• Anzahlungen werden auf das Konto „Anzahlungen“ gebucht.
• Beim Verkaufsabschluss erfolgt Umbuchung auf das Verrechnungskonto Ascend.
• Bei „Kauf auf Rechnung“-Anzahlungen: Umbuchung auf „Anzahlungen (Offene Verkäufe auf Rechnung)“.
• Alle offenen Transaktionszahlungen gelten als Anzahlung, Umsätze erst bei Abschluss.

54. Verwendet der Export die DATEV-Anzahlungsfelder 97–101?
Nein. Ascend nutzt eigene Verrechnungskonten für Anzahlungen.

55. Wie werden Anzahlungen versteuert?

• Bei manuellen Konten mit Buchungsschlüsseln standardmäßig mit 19 % USt.
• Nach Abschluss der Transaktion wird die Anzahlung korrekt ausgeglichen und auf die Erlöskonten gebucht.

56. Was passiert mit Anzahlungen vor dem ersten Export?

• Alle offenen Anzahlungen müssen in DATEV auf die neuen Anzahlungskonten umgebucht werden.

Wichtig: Unterschied zwischen regulären Anzahlungen und „Offene Verkäufe auf Rechnung“ beachten.

57. Wie werden Anzahlungen bei EU-/Nicht-EU-Verkäufen gehandhabt?

• Gleiche Logik wie bei Inland.
• Zunächst 19 % USt., erst bei Abschluss der Transaktion erfolgt Umbuchung mit den korrekten Buchungsschlüsseln (231, 240, 173).

58. Wie erfasse ich Auslandsverkäufe korrekt?

• Verkauf muss manuell über Kunde > Fernverkauf und Ausfuhrlieferung gebucht werden.
• Auslandsverkauf liegt immer vor, wenn der Kunde den Versand in die EU oder ein Nicht-EU-Land veranlasst.

59. Werden Land und MwSt.-Rate in der Exportdatei aufgeführt?
Ja.

• DATEV: EU-Mitgliedstaat und UStID, Steuersatz
• Ascend: ISO-Landescodes und MwSt.-Sätze aus dem Fernverkauf-Modul

60. Welche Buchungsschlüssel werden bei Auslandsverkäufen genutzt?

• EU Fernverkauf: 240
• EU B2B (innergemeinschaftliche Lieferung mit USt-ID): 231Nicht-EU (Ausfuhr): 173

Hinweis: Bei Automatikkonten müssen diese Buchungen manuell in DATEV umgebucht werden.

61. Ich nutze EMS als Webshop, was muss ich bei Auslandsverkäufen beachten?

Bestellungen aus EMS können nicht über das Fernverkauf-Tool abgewickelt werden.

• Wenn eine grenzüberschreitende Bestellung eingeht:
  • Verkauf manuell in Ascend anlegen
  • Fernverkauf-Funktion nutzen
  • Die EMS-Warenrücklage danach löschen

62. Kann ich Online-Zahlungsarten (z. B. PayPal, Klarna) einem Sammeldebitor zuweisen?
Ja, Sammeldebitorenkonten sind erlaubt – Ausnahme: Kauf auf Rechnung. Hier wird pro Kunde ein eigenes Debitorenkonto erstellt.

63. Dürfen Auszahlungen an jedem Computer durchgeführt werden?

• Nein, nur an dem Arbeitsplatz, an dem der Kassenabschluss erfolgt.
• Ausnahme: Wenn alle Computer dieselbe Kasse nutzen, können Auszahlungen überall gebucht werden.
• Prüfen unter: Datenbank Explorer > Filialen > Arbeitsplätze.

64. Welches Konto kann ich für Auszahlungen verwenden?
Ein Verrechnungskonto deiner Wahl.

65. Wo sehe ich den Kommentar der Auszahlungen?
Im Feld Zusatzinformation 11, das in DATEV eingeblendet werden kann.

66. Warum haben Verkaufstransaktionen mehrere Buchungszeilen?
Weil jede Transaktion granular aufgeschlüsselt wird, um:

• mehrere Zahlungsarten zu unterstützen
• unterschiedliche Steuersätze innerhalb einer Transaktion abzubilden
• Teil- und Anzahlungszahlungen korrekt zu berücksichtigen

67. Können die Einstellungen für den Buchhaltungsexport verändert werden?
Ja, aber nur in Abstimmung mit dem Steuerberater.
Empfehlung: Änderungen nur zwischen Geschäftsjahren durchführen.

68. Kann ich die Kontonummer meines Verrechnungskontos ändern?
Dringend abgeraten. Änderungen können Exporte unbrauchbar machen.

69. Was muss ich beachten, bevor ich den ersten Kassenabschluss-Export generiere?

• Anfangsbestand in DATEV und Ascend muss übereinstimmen.
• In Ascend prüfen: Datenbank Explorer > Kassenabschlüsse.
• Alle Arbeitsplätze müssen Kassenabschlüsse haben.

70. Wie kann ich den Export testen?

• In Ascend HQ die gewünschte Exportdatei und den Standort auswählen.
• E-Mail-Adresse vom Steuerberater und deine eigene Adresse hinterlegen.
• Zeitraum und Uhrzeit festlegen.
• Schaltfläche „Übermittlung testen“ nutzen.
• Ergebnis in der Mail-Inbox prüfen.

71. Wo sehe ich, wenn ein Export nicht funktioniert hat?
Alle Fehler werden per Mail an die im Export hinterlegten Adressen geschickt.

72. Was tun, wenn ein Export mit falscher Sachkontenlänge oder Kundennummer erstellt wurde?

• Datei nicht in DATEV importieren.
• Falls doch importiert: kompletten Import in DATEV löschen.
• Stammdaten und Kontenzuweisungen in Ascend HQ anpassen.
• Export neu erstellen und erneut importieren.

73. Was passiert, wenn ich nach Stammdatenänderungen erneut exportiere?
Die neuen Dateien enthalten die aktualisierten Konten.

74. Welche Fehler können beim Export auftreten?

• Fehlende Daten in Ascend HQ Kontenzuweisungen
• Kein Kassenabschluss im Zeitraum
• Keine Verkaufsdaten im Zeitraum
• Fehlende Debitorennummern
• Systemfehler bei der Dateierstellung
• Fehlende Verkaufsdaten in der Cloud

Alle Fehler erzeugen automatisch eine Benachrichtigung per Mail mit einer passenden Textdatei (z. B. „Keine_Datensätze_Vorgangsdaten“).

75. Wo sehe ich, an welchem Arbeitsplatz ein falscher Kassenabschluss gemacht wurde?
Im Feld Zusatzinformation 9. Enthält Angaben zu:

• Datum
• Standort
• Arbeitsplatz
• Arbeitsplatz-ID

Beispiel-Buchungstext: „Auszahlung Kasse 1“, „Fehlbetrag Kasse 2“, „Barentnahme Kasse Server“.

Weiterführende Anleitungen

Hast du noch Fragen?

Mehr Informationen findest du auch in den folgenden Anleitungen: 

• Exportdatei: Buchungsstapel Vorangsdaten
• Exportdatei: Kassenabschlüsse
• Exportdatei: Debitoren (Kunden)
• Anleitung zur Stammdatenänderung in Ascend HQ

Hast du deinen Buchhaltungsexporte noch gar nicht eingerichtet?

1.  Schritt: Ascend vorbereiten
2.  Schritt: Vorbereitungen in DATEV
3.  Schritt: Einrichtung in Ascend HQ
4.  Schritt: Datei-Import & Abgleich