Vous avez reçu les fichiers d'export DATEV.

Les instructions suivantes abordent certains points importants qui doivent être pris en compte avant le premier import ou après dans DATEV. Il explique également quelles réservations doivent être prises en compte spécifiquement dans la phase de transition ou en cas de différences dans les nouvelles exportations.

Avant d'importer

Clôture du compte espèces

L'inventaire initial dans DATEV doit correspondre à l'inventaire initial dans Ascend pour que la première exportation/importation se déroule correctement.
Contactez votre client pour rapprocher le solde final de la caisse enregistreuse dans Ascend .
Important : Un bilan de caisse doit avoir été effectué pour chaque caisse/poste de travail.

Dans Ascend : Database Explorer > Cash Closings > le champ « Ending Stock » dans la dernière cash close

Importer

Importer des fichiers à l'aide du traitement par lots

1. Données de base client
2. Données de transaction par lots de réservation
3. Comptabilisation de clôture de trésorerie par lots

Importer des documents via le transfert de documents

1. Reçus PDF (lus via transfert de reçus V. 5.31 ou version antérieure)
   1. Enregistrer un client
   2. Créer le répertoire
   3. Sélectionner sans type de document
   4. Copier à partir de Téléchargements >…Fichier Receipts.zip
   5. …Fichier Receipts.zip dans le répertoire Documents > Transfert de documents > « Votre numéro de client » > copier sans type de document
   6. Dans le transfert de documents « Télécharger tous les documents »

Erreur lors de l'importation ?

Données de base client

Lors de l'importation des données de base client, une erreur peut se produire s'il y a un caractère vide avant ou après l'adresse e-mail dans l'adresse e-mail du client. Utilisez des requêtes SQL pour nettoyer les adresses e-mail des clients dans Ascend .

Dans Ascend : Évaluations > Mon évaluation : Dépannage DATEV des débiteurs - données de base

Données de transaction par lots de réservation

Acceptez toutes les lignes de réservation du fichier, y compris celles comportant des erreurs !

Après l'importation

1. Corrigez la différence dans le compte de compensation Ascend

De nombreuses réservations ne s'équilibrent que le mois suivant, car elles sont vérifiées après avoir été lues dans DATEV et les erreurs dans Ascend ne peuvent être corrigées qu'après que le conseiller fiscal les a signalées.
Astuce : Une comparaison hebdomadaire permet de corriger les erreurs du mois en cours.

Effacez le compte d'attente afin que les écritures présentant des écarts soient visibles.

Si des lignes de chiffre d'affaires sont manquantes dans le fichier, ces ventes doivent être téléchargées manuellement dans Ascend : (si de nombreuses ventes sont affectées, le support Ascend peut le faire)

Dans Ascend :

1. Explorateur de base de données
2. Ventes
3. Clic droit sur vente
4. Cliquez sur Synchroniser avec Ascend HQ.

Veuillez attendre environ 30 minutes jusqu'à ce que vous exportiez à nouveau depuis Ascend HQ !

2. Publier les paiements exclus dans DATEV

Après l'importation des fichiers, tous les paiements exclus tels que les virements bancaires doivent être enregistrés dans DATEV.
S'il y a des erreurs dans le compte de compensation Ascend , la réservation indirecte doit avoir lieu via le compte de compensation.

3. Effectuer des modifications de réservation

Effectuez des transferts manuels pour les analyses de rentabilisation suivantes :

1. Fiscalité différentielle (vélos d'occasion)
2. Ventes UE et hors UE
3. Versements sur leurs comptes TVA respectifs (flotte de véhicules, bâtiments, courses de nourriture, expédition)
4. Déficit vs excédent
5. Banque de retrait d'espèces
6. Écritures de comptes clients qui doivent être affectées à une écriture précédente manuelle avant/pendant la période d'évaluation dans la phase d'introduction des exports

Astuce : Pour les points 03.-05. (Retraits, déficit/excédent et retrait d'espèces de la banque dans Ascend un seul compte peut être déposé à la fois.
Ceux-ci doivent être transférés manuellement du compte concerné vers DATEV.
Ceci est facilement possible avec le texte de réservation existant et les informations supplémentaires sur les commentaires.

Dépannage:

Annuler la différence d'arrondi

Dans DATEV, tous les montants des paiements sont arrondis individuellement, ce qui peut entraîner des différences d'arrondi dans les cas où il y a plusieurs paiements dans une même transaction de vente.

Dans Ascend : Ventes en Ascend avec moyen de paiement espèces 500 euros et mode de paiement carte EC 2698,01 euros.
Dans DATEV : Ecriture de débit en DATEV montant total 2687,40 euros
vs Avoir des réservations des montants individuels 420,17 euros + 2267,24 euros (2687,41 euros)

= différence d'arrondi 0,01 euros

Annuler les factures trop payées

Il est nécessaire de vérifier s'il est nécessaire d'effectuer des virements bancaires indirectement via le compte de compensation « Ascend » afin d'effectuer une rétrofacturation correcte.

Dans Ascend un montant de 2 000 euros plus élevé est saisi dans la fenêtre de facturation que le montant de la facture dû de 1 900 euros. De plus, un versement « cash » de -100 euros sera affiché.

Dans « DATEV », le montant payé en trop de 100 euros doit être comptabilisé sur le compte débiteur via le compte de compensation afin de pouvoir effectuer un virement retour à partir de là.

Pour ce faire, une nouvelle vente est créée dans « Ascend » d'un montant de +100 euros en espèces et économisée en contrepartie -100 euros par virement bancaire.

Un paiement supprimé dans Ascend est toujours visible dans le fichier d'export

Dans Ascend : Il faut vérifier si le paiement en question a été effectivement supprimé.
Dans DATEV : Si le paiement a été supprimé dans Ascend , ce processus peut être débité du compte de compensation.

Paiement par virement bancaire au guichet de vente

Si le virement bancaire du mode de paiement est exclu de l'export BuHa mais a été comptabilisé directement dans la fenêtre de transaction au lieu de dans le compte de facturation comme recommandé, les ventes correspondantes apparaissent comme une différence dans le compte de compensation.

Le paiement exclu est réenregistré dans DATEV via le compte de compensation « Ascend » et le débiteur associé.

Générer un export PDF du compte de compensation Ascend

Si des erreurs sont encore visibles, la feuille de compte du compte de compensation « Ascend » peut être exportée au format PDF. Dans l'aperçu avant impression, assurez-vous que les informations supplémentaires sont également affichées

Rapprocher les comptes de paiement

Il est important de vérifier à l’avance si les réservations manquantes peuvent avoir été causées par un paramètre dans Ascend HQ. Si un type de paiement est exclu de l'exportation dans Ascend HQ, les transactions de paiement de rapprochement correspondantes pour les revenus comptabilisés ne seront pas exportées. La différence qui en résulte sera visible sur le compte de compensation.

L'aperçu des ventes DEVRAIT 19 % par rapport au compte de revenus DATEV 19 %

Dans le passé, l'évaluation Ascend « Sales Overview Target » était généralement utilisée pour taxer le produit.
 

Ascend des exportations

Les nouvelles exportations d' Ascend HQ ne comptabilisent les transactions dans les comptes de revenus qu'une fois la vente définitivement finalisée. Cette réglementation s'applique à toutes les transactions, y compris celles avec des dépôts ou des dépôts (ventes ouvertes sur compte) qui dépassent le montant total de la transaction.
 

Objectif d'aperçu des ventes

L'« aperçu des ventes cibles » enregistre le chiffre d'affaires au moment de l'émission de la facture, que la vente soit déjà réalisée ou non.

Comparaison

Afin d'effectuer une comparaison entre les deux évaluations, les transactions qui avaient un achat sur facture et qui étaient encore ouvertes au moment de la génération de l'exportation depuis Ascend HQ et de l'importation dans DATEV doivent être déduites du compte de revenus dans DATEV.

Dépôts sur compte (ventes ouvertes sur compte)

Afin de visualiser les transactions ouvertes avec achat sur facture concernées dans DATEV, ouvrez la feuille de compte du compte de compensation des acomptes (ventes ouvertes sur facture).

Dépôts sur compte

Si le solde du compte « Acomptes (ventes ouvertes sur facture) » ne correspond pas à la différence attendue, des transactions peuvent être trouvées pour lesquelles des transactions d'achat sur facture ouvertes existaient encore avant la génération de l'export et un encaissement par virement bancaire ou autre moyen de paiement a été détecté. déjà été publié sur le compte de facture Ascend est devenu.

Ces opérations peuvent être déterminées en comparant les deux feuilles de comptes « Dépôts » et « Dépôts (ventes ouvertes sur facture) » et en recherchant le même montant et le même numéro de facture dans les deux comptes.

Il est important de noter que lorsque le paiement est effectué sur le compte de facture Ascend (même si la transaction est ouverte), l'export transfère le montant des « Dépôts (ventes ouvertes sur facture) » vers le compte « Dépôts ».

En comparant les produits avec les deux comptes décrits ci-dessus, une explication complète de toute différence peut être trouvée.

Évaluation SQL : 1. Aperçu des ventes de dépannage DATEV

Pour faciliter la comparaison, votre client a enregistré une évaluation spéciale dans son Ascend . Ce rapport répertorie les transactions qui répondent aux critères décrits ci-dessus.

Dans Ascend : Évaluations > Mon évaluation : 1. Aperçu des ventes de dépannage DATEV
 

Exemple de calcul :

Évaluation SQL : dépôts de dépannage DATEV

Votre client a créé deux rapports supplémentaires pour les acomptes dans son Ascend afin de permettre le suivi des paiements sur le compte d'acompte. Ces états incluent uniquement les montants des paiements effectués directement dans la fenêtre de vente ouverte. Les paiements dans la fenêtre de facturation ne sont pas inclus dans ces évaluations car ils sont déjà couverts dans l'évaluation SQL « DATEV Troubleshooting Sales Overview ».

Dans Ascend : Évaluations > Mon évaluation :

2. Dépannage DATEV Paiements anticipés pendant la période d'évaluation

3. Dépôt de dépannage DATEV avant la période d'évaluation

Pour importer les fichiers dans DATEV, veuillez utiliser les instructions Étape 4 : Importation et comparaison de fichiers .

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