Préparer une fiche d'entretien

Il y a deux façons simples de commencer une nouvelle fiche d'entretien.

• Depuis le bureau Ascend, cliquez sur la tuile Work Order. 
  
• À partir de l'écran Work Orders Due/Ready for Pick-up, cliquez sur le bouton Add (dans la barre d'outils). 
  

Dans le champ Enter Serial Number, balayez ou saisissez le numéro de série associé au vélo, puis cliquez sur OK. Si le numéro de série a été vendu dans Ascend, le client approprié est automatiquement associé à la fiche d'entretien.

Si le vélo n'a pas de numéro de série, vous devez préparer la fiche d'entretien avant l'arrivée du vélo dans le magasin. Si le numéro de série du produit n'a pas été reconnu (ci - dessus), cliquez sur Cancel, puis recherchez le nom du client.

Si vous balayez un numéro de série reconnu, les champs Customer, Serial # et Description sont générés automatiquement.

Si vous choisissez le client, vous devrez choisir ou créer le vélo. 

Conseil : Si vous montez un article pour un client, ne créez pas un nouveau vélo.

Si le vélo a été sérialisé ou a déjà été révisé par Ascend, cliquez sur la liste déroulante Description et choisissez le vélo approprié. Si le vélo n'existe pas, cliquez sur l'icône Plus pour ajouter un nouveau vélo. Mettez une Description détaillée (par exemple Trek Skye Purple Lotus 18,5 à 29 au lieu de Violet VTT ), ajoutez le Serial Number (si possible) et Where Purchased (si nécessaire). Cliquez ensuite sur Save.

Conseil : Bien qu'il ne soit pas nécessaire de mettre une description pour chaque vélo, il est préférable d'en saisir une pour toutes les réparations afin que les techniciens puissent repérer rapidement le vélo particulier!

À partir du menu déroulant Contact Preferred, sélectionnez la préférence de contact du client.

• When ALL REPAIRS are complete: le client est notifié quand toutes les réparations ont été réalisées.
• When THIS REPAIR is completed: notifier le client dès que cette réparation est terminée.

Dans le champ Call If Over, saisissez le montant maximal indiqué au client pour la réparation. Les techniciens doivent contacter le client s'ils pensent que la réparation coûtera plus qu'ils avaient indiqué.

Cochez Save Old Parts si votre magasin (ou le client) souhaite conserver les éléments retirés du vélo pendant la réparation. Si le produit est nouveau et doit être assemblé, cochez Assemble Item.

Balayez ou saisissez tous les éléments nécessaires et les codes SKU d'entretien. Le champ Ticket # se génère automatiquement, et un Subtotal affiche tous les éléments saisis sans taxe. Si vous avez configuré le temps estimé pour chaque code d'entretien, le nombre de minutes est généré automatiquement dans le champ Est. Time - ce champ peut être annulé manuellement si vous pensez que la réparation prendra plus de temps qu'une réparation typique de ce type.

Dans Internal Notes, entrez le plus de détails possible sur les préoccupations et les attentes des clients. Il n'y a aucune limite de caractères pour ce champ, tapez donc comme vous voulez! Cochez la case Print Internal Notes on Sales Receipt pour imprimer ces informations sur le reçu client et le ticket pour les techniciens.

Si vous planifiez des entretiens selon le nombre d'entretiens que vos techniciens peuvent terminer dans une journée, entrez la date et l'heure à laquelle le client s'attend à ce que la réparation soit effectuée dans le champ Due Date. Si un technicien particulier doit faire la réparation, sélectionnez - le Technician dans la liste déroulante.

La liste déroulante Advisor se remplit automatiquement avec l'utilisateur qui a créé la réparation. Cependant, si quelqu'un d'autre a discuté de la réparation et a effectué le devis avec le client initialement, sélectionnez son nom.

Sélectionnez un statut approprié (par exemple Being Built) à partir du menu déroulant Status et l'emplacement du vélo dans le menu déroulant Space. Les espaces qui s'affichent en italique en orange sont utilisés pour une autre réparation et ne peuvent pas être sélectionnés. Les espaces qui s'affichent en bleu en italique sont déja occupés par les vélos en stock mais peuvent être choisis dans la fiche d'entretien si c'est le même vélo. Pour effacer la valeur du champ Space, cliquez sur le bouton moins à côté du champ.

Cliquez sur Save & Print pour imprimer une copie de la fiche d'entretien.

Si le client doit payer pour plusieurs entretiens, il n'est pas nécessaire de créer plusieurs transactions. Cliquez sur la flèche à côté du bouton WO Detail (sur la barre d'outils) et sélectionnez Add New Work Order Details. Vous serez invité encore une fois à balayez le numéro de série, ou vous pouvez cliquer sur Cancel. Le propriétaire du vélo supplémentaire peut être le même ou différent que le client initial - si nécessaire, cliquez sur la loupe à côté du champ Customer et associez le bon client.

Tous les articles de réparation et le total des taxes s'affichent à l'écran de transaction. Prenez le paiement conformément à la politique de mise de fonds de votre magasin - mais si vous prenez le paiement complet, assurez-vous de cliquer sur le bouton Keep Open sur la barre d'outils pour assurer que la transaction n'est pas fermée!

Mise à jour de l'entretien

Dans l'écran Work Orders Due, cliquez deux fois sur le vélo de réparation. La fenêtre Work Order Details s'ouvre automatiquement.

Pour suivre le temps qui passe pendant la réparation, cliquez sur l'icône jeu à côté du champ Timer. Le chronomètre continue de fonctionner après que la fenêtre Work Order Details soit fermée. Pour terminer le suivi du temps, cliquez sur l'icône arrêt à côté du champ Timer. Le champ Actual Time se met à jour automatiquement.

Vous pouvez ajouter un SKU supplémentaire et/ou des notes internes, changer le Status au besoin, et le champ Actual Time peut également être mis à jour manuellement.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Save (ou Save & Print, si vous voulez une nouvelle copie du bon de travail).

Fin de l'entretien

À partir de la fenêtre Work Orders Due, cliquez deux fois sur le vélo de réparation. La fiche d'entretien du vélo s'ouvre automatiquement.

Après avoir effectué des mises à jour finales, cochez Completed, puis cliquez sur Save.

Si vous avez choisi de notifier automatiquement les clients à la fin de l'entretien, un courriel ou un message SMS s'affiche et peut être envoyé. Laissez le texte par défaut, ou rédigez votre message.

La transaction reste ouverte jusqu'à ce que le client retourne au magasin afin de ramasser son vélo et de régler son compte.

Collections

Pour trouver des fiches d'entretien qui sont faites, mais ne sont pas encore fermées.

• Sur le bureau Ascend, cliquez sur la tuile WO Ready.
• À partir du bureau Ascend, sélectionnez View > Work Orders Ready for Pick-up.
• Dans l'écran Work Orders, sélectionnez Ready for Pick-up à partir de la liste déroulante Work Orders.

Cliquez deux fois sur le vélo de réparation. La fenêtre Work Order Details du vélo s'ouvre automatiquement.

Si un deuxième utilisateur a jeté un coup d'œil rapide au vélo pour s'assurer que rien n'avait été manqué, sélectionnez l'utilisateur à partir de la liste déroulante Checked By. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Save.

Maintenant, vous pouvez terminer la transaction comme d'habitude.