Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine Verordnung der Europäischen Union, mit der die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen EU-weit vereinheitlicht werden.

Wenn du Kundendaten in deiner Ascend Warenwirtschaft erfasst, kannst du dich darauf verlassen, dass Ascend Funktionen bereitstellt, die dich bei der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen unterstützen, zum Beispiel bei der Einsicht, Änderung oder Löschung von Daten.

Wofür steht DSGVO?

DSGVO steht für Datenschutz-Grundverordnung.

Seit wann gilt die DSGVO?

Unternehmen, die personenbezogene Daten von Bürgern innerhalb der Europäischen Union verarbeiten, müssen die Vorschriften seit dem 25. Mai 2018 einhalten.

Welche personenbezogenen Daten werden geschützt?

Die DSGVO schützt ein breites Spektrum an personenbezogenen Daten, insbesondere:

• Grundlegende Identifikationsdaten wie Name, Adresse und Identifikationsnummern
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten wie ethnische Herkunft oder sexuelle Orientierung

Rechte von betroffenen Personen

Kunden haben unter anderem folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten Daten
• Recht auf Erhalt einer Kopie ihrer personenbezogenen Daten
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen

Wichtiger Hinweis zur Löschung von Daten

Wenn ein Kunde offene Forderungen hat oder gesetzliche Vorschriften (zum Beispiel im Steuer- oder Handelsrecht) eine Aufbewahrung von Daten verlangen, dürfen diese Daten in der Regel nicht gelöscht werden.

Im Zweifel solltest du rechtlichen Rat einholen. Bitte beachte außerdem, dass Änderungen an Kundenstammdaten nicht rückgängig gemacht werden können.

Wie kannst du dich absichern?

• Stelle sicher, dass deine Kunden über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden (z. B. durch eine Datenschutzerklärung)
• Hole eine Einwilligung nur dann ein, wenn keine andere gesetzliche Grundlage für die Datenverarbeitung besteht (z. B. bei Marketing)
• Schließe mit Drittanbietern, an die du personenbezogene Daten weitergibst, einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) ab
• Lasse Vorlagen (z. B. von Datenschutzbehörden) bei Bedarf rechtlich prüfen

Kopie personenbezogener Daten bereitstellen

Um eine Kopie der personenbezogenen Daten eines Kunden bereitzustellen, gehe wie folgt vor:

1. Prüfe die Identität des Anfragenden mit geeigneten Mitteln (z. B. vorhandene Kundendaten oder, falls erforderlich, ein Ausweisdokument)
2. Öffne im Ascend Desktop den Bereich „Ansicht“ > „Kunden“
3. Suche den gewünschten Kunden über die Suchfunktion
4. Wähle den Kunden aus und klicke auf „Vorschau“, um eine PDF-Kopie zu erstellen
5. Stelle dem Kunden die Daten entsprechend zur Verfügung

Bearbeitung oder Löschung personenbezogener Daten

Wenn du personenbezogene Daten bearbeiten oder löschen möchtest, beachte bitte:

• Prüfe zunächst, ob gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen
• Stelle sicher, dass die anfragende Person eindeutig identifiziert ist

Vorgehen in Ascend:

1. Öffne „Ansicht“ > „Kunden“
2. Suche den gewünschten Kunden
3. Öffne den Datensatz und passe die personenbezogenen Daten entsprechend an oder anonymisiere sie, sofern zulässig
4. Speichere die Änderungen

Hinweis zur Datenanzeige in Ascend

Personenbezogene Daten befinden sich hauptsächlich im Kundeneditor, können jedoch auch in anderen Bereichen des Systems enthalten sein (z. B. in Transaktionen).

Kunden ausblenden (kein Löschen)

Du kannst Kunden in Ascend ausblenden:

• Wähle den Kunden im Datenbank Explorer aus
• Klicke auf „Entfernen“

Der Datensatz wird dadurch nicht gelöscht, sondern nur ausgeblendet und kann wiederhergestellt werden. Diese Funktion erfüllt nicht die Anforderungen an das Recht auf Löschung.

Wichtige Hinweise

Bevor du personenbezogene Daten änderst oder löschst, solltest du Folgendes berücksichtigen:

• Kundenstammdaten sind mit Transaktionen verknüpft
• Änderungen können dazu führen, dass Kunden später nicht mehr identifiziert oder kontaktiert werden können
• Es können gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen
• Die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen kann eingeschränkt werden

Marketing-Einstellungen („Werbung ok“)

Wenn ein Kunde keine Werbung erhalten möchte:

1. Prüfe die Identität des Kunden
2. Öffne „Ansicht“ > „Kunden“
3. Suche den Kunden
4. Entferne den Haken bei „Werbung ok“
5. Speichere die Änderung

Du kannst außerdem in den Ascend Optionen festlegen, ob diese Einstellung standardmäßig aktiviert oder deaktiviert ist.

Rechtlicher Hinweis

Diese Informationen stellen keine Rechtsberatung dar. Wenn du unsicher bist, solltest du dich an einen Rechtsbeistand wenden, um sicherzustellen, dass du die für dich geltenden gesetzlichen Anforderungen vollständig erfüllst.