Verfahrensdokumentation Einzelhändler
Muster - Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemässen Kassenführung (Teil Unternehmer)
Das Muster dient als Orientierungshilfe zur Erstellung einer individuellen Verfahrensdokumentation. Für die abschließende rechtliche Bewertung der vorliegenden Verfahren und Maßnahmen im Rahmen der ordnungsmäßigen Kassenführung ist Ihr Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer ein kompetenter Partner.
Was steht in einer Verfahrensdokumentation?
- Sie beinhaltet individuellen Prozess der Kassenführung auf Basis zahlreicher Hinweise für die organisatorische Ausgestaltung und passenden Formulierungsvorschläge wie eine Verfahrensdokumentation für den Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen einzurichten und zu dokumentieren ist.
- Soll die Kassenführung gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GOBD) im Geschäftsbetrieb beschreiben.
- Soll eine Verfahrensbeschreibung die Ordnungsmäßigkeit und insbesondere die Beweiskraft der Buchführung bzw. Aufzeichnungen sichern
- Dauerhaft und uneingeschränkt soll diese im Geschäftsbetrieb Anwendung finden.
- Die Verfahrensdokumentation gehört mit allen gültigen Versionen zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.
- Verfahrensdokumentation besteht nicht zwingend aus einem in sich geschlossenen Dokument, wie dies im vorliegenden Muster gegeben ist. Falls verschiedene Dokumente bestehen (Arbeitsanweisung“, „Organisationsanweisung“, „Anwenderdokumentation“, „Systembeschreibung“, „Workflow-Beschreibung“, etc.) können diese über ein “Dachdokument” vereint werden.
- Die regelmäßige Überprüfung oder fallweise Überarbeitung bei geänderten Verfahren kann durch eine geschickte Aufteilung der individuellen Verfahrensbeschreibung in einen „inhaltlich stabilen“ Hauptteil und sich häufiger ändernde Anlagen erheblich vereinfacht werden. Oft kann dann durch die schnelle Änderung einer Anlage (z. B. bei wechselnden Zuständigkeiten) eine Aktualität hergestellt werden, solange die Kern-Prozesse unverändert bleiben.
- (nicht Teil des Musters) Weitere Verfahrensschritte und ggf. Einsatz anderer Datenverarbeitungssystem zur Erfassung anderer Geschäftsfälle muss gesondert in einer zwingenden Dokumentation festgehalten werden.
- (nicht Teil des Musters) Weitere Dokumentation muss das Verfahren zur geordneten und sicheren Ablage von Buchungsbelegen oder anderer Teile des Datenverarbeitungssystems.
1.1.1 Allgemeine Beschreibung
Arbeits-/Organisationsanweisungen
Dies sind Dokumente, die die Arbeitsabläufe, Verantwortlichkeiten und Prozesse im Laden definieren. Sie helfen, klare Richtlinien und Strukturen für die effiziente Durchführung von Aufgaben zu etablieren.
Berechtigungskonzept
Dieses Konzept legt fest, welche Personen im Laden Zugriff auf welche Informationen, Systeme oder Ressourcen haben. Es dient der Sicherstellung, dass sensible Daten nur von autorisierten Personen eingesehen oder bearbeitet werden können.
Bericht: Prüfung des Archivsystems
Dieser Bericht beschreibt die Ergebnisse einer Überprüfung des Archivsystems im Laden. Er kann Aufschluss darüber geben, ob das System ordnungsgemäß funktioniert, Daten korrekt gespeichert werden und eine reibungslose Wiederherstellung im Bedarfsfall gewährleistet ist.
Freigaberichtlinien
Diese Richtlinien legen fest, welche Genehmigungs- oder Freigabeprozesse im Laden zu befolgen sind, bevor bestimmte Aktionen oder Entscheidungen durchgeführt werden können. Sie dienen der Kontrolle und Qualitätssicherung von Prozessen.
IT-Sicherheitskonzept
Dieses Konzept beschreibt die Maßnahmen und Richtlinien zur Sicherung der IT-Infrastruktur und der digitalen Daten im Laden. Es umfasst Aspekte wie Zugriffskontrolle, Datensicherheit, Netzwerkschutz und mehr.
Laden-Organigramm
Das Laden-Organigramm stellt die Struktur und Hierarchie im Laden grafisch dar. Es zeigt, wie verschiedene Abteilungen, Positionen und Mitarbeiter miteinander verbunden sind.
Vereinbarung/Vertrag zwischen Parteien
Dies ist ein rechtliches Dokument, das die Vereinbarungen, Pflichten und Rechte zwischen den beteiligten Parteien im Laden festlegt. Es kann Verantwortlichkeiten, finanzielle Aspekte, Lieferbedingungen und andere wichtige Vereinbarungen enthalten.
Anweisung Kassen-Nachschau siehe Punkt 9 aus Verfahrensdokumentation
Muster - Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemässen Kassenführung (Teil Unternehmer)